APROVA A INSTRUÇÃO NORMATIVA DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO (SCI) N° 01/2013, DA PREFEITURA MUNICIPAL DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM.
O PREFEITO MUNICIPAL DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM, Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais,
DECRETA:
Art. 1° Fica aprovada a Instrução Normativa do Sistema de Controle Interno (SCI) n° 01/2013, que visa estabelecer os procedimentos a serem adotados pelos órgãos municipais, objetivando a padronização das Instruções Normativas para a implantação e execução de procedimentos de controle e rotinas de trabalho, que faz parte integrante deste Decreto.
Art. 2° Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Cachoeiro de Itapemirim, 21 de maio de 2013.
Prefeito Municipal
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 01/2013
Versão: 01
Aprovação em: 21/05/2013
Ato de aprovação: Decreto Executivo nº 23.877/13
Unidade Responsável: Controladoria Interna de Governo
I – FINALIDADE
Dispor sobre a produção de Instruções Normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pelas diversas Secretarias da estrutura organizacional da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, objetivando a implementação de procedimentos de controle interno – “Normas das normas”.
II – ABRANGÊNCIA
Abrange todas as Secretarias da estrutura organizacional da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, quer como executoras de tarefas, quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações por meio documental ou informatizado.
III – CONCEITOS
1- Instrução Normativa
Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho.
2 – Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle
Coletânea de Instruções Normativas.
3 – Fluxograma
Demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a identificação das unidades executoras.
4 – Sistema
Conjunto de ações que, coordenadas, concorrem para um determinado fim.
5 – Sistema Administrativo
Conjunto de atividades afins, relacionadas a funções finalísticas ou de apoio, distribuídas entre as diversas unidades executoras e sob a orientação técnica do respectivo órgão central de controle interno, com o objetivo de atingir algum resultado.
6 – Ponto de Controle
Aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle.
7 – Procedimentos de Controle
Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimônio público.
8 – Sistema de Controle Interno
Conjunto de procedimentos de controle inseridos nos diversos sistemas administrativos, executados ao longo da estrutura organizacional, sob a coordenação, orientação técnica e supervisão da unidades responsável pela coordenação do controle interno.
9 – Unidades Responsáveis
As Unidades que atuam como órgão central dos sistemas administrativos (Secretarias Municipais – Secretário Municipal) a que se referem as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle, objetos das instruções normativas.
10 – Unidades Executoras
As diversas unidades da estrutura organizacional (Secretarias Municipais – servidores) sujeitas às rotinas de trabalho e aos procedimentos de controle estabelecidos nas instruções normativas.
11 – Controle Interno
O plano de organização e todos os métodos e medidas adotados para salvaguardar ativos, verificar a exatidão e fidelidade dos dados contábeis, identificar deficiências nas operações e estimular o seguimento das políticas executivas prescritas.
12 – Auditoria Interna
A verificação da qualidade do Sistema de Controle Interno, ou seja, a aferição, através de revisão e avaliação regular e independente, de como funcionam os procedimentos de controle existentes nas atividades contábeis, financeiras, administrativas, operacionais e técnicas de todas as Unidades da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim/ES.
IV – BASE LEGAL
A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Prefeito Municipal, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, sobre o qual dispõem os artigos:
31 e 74 da Constituição Federal/1988;
29, 70, 76 e 77 da Constituição Estadual;
59 da Lei Complementar nº 101/2000;
42 e 43 da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (Lei Complementar nº 621, de 08/03/2012);
54 da Lei Orgânica do Município de Cachoeiro de Itapemirim;
Lei Municipal nº 6.450, de 28/12/2010 (Reforma Administrativa do Município); e
Lei Municipal nº 6.694, de 01/11/2012 (Dispõe sobre a Implantação do Sistema de Controle Interno do Município de Cachoeiro de Itapemirim).
V – ORIGEM DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
As Instruções Normativas fundamentam-se na necessidade de estabelecimento e padronização dos procedimentos de controle, tendo em vista as exigências legais ou regulamentares, as orientações da administração e as constatações da Unidade Central de Controle Interno – Controladoria Interna de Governo – decorrentes de suas atividades de auditoria interna.
Cabe à Unidade Central de Controle Interno – Controladoria Interna de Governo (UCCI) a definição e formatação das Instruções Normativas inerentes a todos os sistemas administrativos, no âmbito da Administração Municipal, em cooperação com as Unidades Responsáveis e Executoras.
As diversas unidades da estrutura organizacional que se sujeitam à observância das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos na Instrução Normativa passam a ser denominadas “Unidades Executoras”.
VI – RESPONSABILIDADES
1 – Do Órgão Central de cada Sistema Administrativo (Secretário Municipal):
· Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a UCCI, para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos e respectivos procedimentos de controle, com objetivo de elaboração das Instruções Normativas;
· Promover a divulgação, implementação e execução das Instruções Normativas;
· Manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação da Instrução Normativa;
· Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os servidores da unidade, zelando pelo seu fiel cumprimento.
2 – Das Unidades Executoras:
· Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa, na fase de sua formatação, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração;
· Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;
· Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial, quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.
3 – Da Unidade Central do Controle Interno:
· Realizar a Redação final para a aprovação da Instrução Normativa;
· Prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial, no que tange à identificação e avaliação dos pontos e respectivos procedimentos de controle;
· Avaliar, através da atividade de auditoria interna, a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas;
· Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.
VII – FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
O formato do presente documento serve como modelo-padrão para as Instruções Normativas, que deverão conter os seguintes campos obrigatórios:
1- Na Identificação:
a) Número da Instrução Normativa
A numeração deverá ser única e sequencial para cada sistema administrativo, com a identificação da sigla do Sistema antes do número e aposição do ano de sua expedição.
Formato: INSTRUÇÃO NORMATIVA S... Nº .../20XX.
b) Indicação da versão
Indica o número da versão do documento, atualizado após alterações. Considera-se nova versão somente o documento pronto, ou seja, aquele que tenha passado por apreciação e discussão pela UCCI.
c) Aprovação
A aprovação de cada Instrução Normativa ou suas alterações caberá será sempre ao Prefeito Municipal de Cachoeiro de Itapemirim e ao Controlador Interno de Governo.
Formato da data: …./...../20XX.
d) Ato de Aprovação
Indica o tipo e número do ato que aprovou o documento original ou suas alterações.
O Ato de Aprovação será sempre o DECRETO EXECUTIVO, de autoria do Prefeito Municipal, após certificação do responsável pela UCCI.
e) Unidade Responsável
Informa o nome da unidade responsável pela Instrução Normativa (Secretaria Municipal), que atua como órgão central do Sistema Administrativo a que se referem as rotinas de trabalho objeto do documento.
2- No Conteúdo:
a) Finalidade
Especificar de forma sucinta a finalidade da Instrução Normativa, que pode ser identificada mediante uma avaliação sobre quais motivos levaram a conclusão da necessidade de sua elaboração. Dentro do possível, indicar onde inicia e onde termina a rotina de trabalho a ser normatizada.
Exemplo: estabelecer procedimentos para aditamento (valor e prazo) de contratos de aquisição de materiais e contratações de serviços, desde o pedido até a publicação do extrato do contrato.
b) Abrangência
Identificar o nome das unidades executoras. Quando os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa devem ser observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condição deve ser explicitada.
c) Conceitos
Tem por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da normatização. Especial atenção deverá ser dedicada a esta seção nos casos da Instrução Normativa abranger a todas as unidades da estrutura organizacional.
d) Base legal e regulamentar
Indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que interferem ou orientam as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina a Instrução Normativa.
e) Responsabilidades
Esta seção destina-se à especificação das responsabilidades da UCCI, bem como das Unidades Responsáveis e Executoras, inerentes à matéria objeto da normatização.
f) Procedimentos
Tratam da descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle.
g) Considerações finais
Esta seção é dedicada à inclusão de orientações ou esclarecimentos adicionais, não especificadas anteriormente, tais como:
· Medidas que poderão ser adotadas e/ou consequências para os casos de inobservância ao que está estabelecido na Instrução Normativa;
· Situações ou operações que estão dispensadas da observância total ou parcial ao que está estabelecido;
· Unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da aplicação da Instrução Normativa.
VIII – PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotados em relação ao assunto a ser normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades da estrutura organizacional que possuem alguma participação no processo e, para cada uma, quais as atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do fluxograma.
Também devem ser identificados e analisados os formulários utilizados para o registro das operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados (aplicativos).
A demonstração gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes ocorrências:
· Início do processo, sendo que em um mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início, dependendo do tipo de operação;
· Emissão de documentos;
· Ponto de decisão;
· Junção de documentos;
· Ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa, registro, etc.). Além das atividades normais inerentes ao processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicáveis.
As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas e a identificação de cada unidade ao topo. No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas as unidades da estrutura organizacional, a identificação pode ser genérica, como por exemplo: “área requisitante”.
Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo, serão abertas tantas quantas necessárias, devidamente numeradas, sendo que, neste caso, devem ser utilizados conectores, também numerados, para que possa ser possível a identificação da continuidade do fluxograma na folha subsequente, e vice-versa. Procedimento idêntico deverá ser adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas específicas em folhas auxiliares.
O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientará a descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle na Instrução Normativa e dela fará parte integrante como anexo.
As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na Instrução Normativa deverão ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem essencialmente didática e destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o como fazer para a operacionalização das atividades, identificando os respectivos responsáveis e prazos.
Deverá conter, porém, os detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que será observado no dia a dia, em especial quanto aos procedimentos de controle cuja especificação não consta do fluxograma. Incluem-se neste caso, por exemplo:
· Especificação dos elementos obrigatórios em cada documento;
· Destinação das vias dos documentos;
· Detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo;
· Relação de documentos obrigatórios para a validação da operação;
· Aspectos legais ou regulamentares a serem observados;
· Os procedimentos de segurança em tecnologia da informação, aplicáveis ao processo (controle de acesso lógico as rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados de entrada, geração de cópias back-up, etc).
Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de check- list, que passarão a ser parte integrante da Instrução Normativa como anexo. Neste caso, a norma deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que fase do processo deverá ser adotado.
No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Controladoria Interna de Governo – CIG ou Tribunal de Contas do Estado- TCE.
Uma vez concluída a versão final da Instrução Normativa ou de sua atualização, pela UCCI, em cooperação com a Unidade Responsável, esta deverá ser encaminhada ao Prefeito Municipal para aprovação e publicação.
Após aprovação e publicação da Instrução Normativa, a UCCI informará e encaminhará a Unidade Responsável para que providencie a divulgação e a execução pelas Unidades Executoras.
IX – CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à UCCI, por seu responsável, o Controlador Interno de Governo que, por sua vez, através de procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.
Esta normatização será encaminhada a todas as unidades da estrutura organizacional da Prefeitura Municipal para ciência e cumprimentos dos ordenamentos.
Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir de sua publicação.
Cachoeiro de Itapemirim, 21 de maio de 2013.
FERNANDO SANTOS MOURA
Controlador Interno de Governo