DECRETO Nº 29.728, de 02 de setembro de 2020

 

DISPÕE SOBRE A INSTITUIÇÃO DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

 

O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, usando de suas atribuições legais, e

 

CONSIDERANDO a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

 

CONSIDERANDO as Resoluções do CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos;

 

CONSIDERANDO a necessidade de promover a interação e integração das instituições responsáveis pela custódia dos documentos públicos municipais e a importância de sua avaliação como etapa preliminar à instituição do Sistema de Gerenciamento da Produção/Eliminação/Guarda de Documentos e Estruturação dos Arquivos Correntes, do Arquivo Intermediário e do Arquivo Histórico Municipal;

 

CONSIDERANDO a necessidade de se definir o ciclo de vida dos documentos Produzidos, seus prazos de vigências e de identificar os documentos que têm valor permanente (Histórico), como registro de direitos ou informações imprescindíveis à pesquisa pública e à preservação do patrimônio documental no Município de Cachoeiro de Itapemirim e ainda;

 

CONSIDERANDO, finalmente, a necessidade de dotar-se a Administração Pública Municipal de infraestrutura para a realização desta tarefa; Decreta:

 

Art. 1º Ficam criadas a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo – CADA e as Comissões Setoriais Especializadas – CSEs, para a implantação e consolidação da Gestão Sistêmica de Documentos e Informações Municipais - GSDIM (classificação, racionalização, avaliação, organização e destinação criteriosa de documentos públicos), integradas às soluções tecnológicas adequadas ao Executivo Municipal para atuarem junto à Secretaria Municipal de Administração.

 

CAPÍTULO I

 DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO - CADA

 

Art. 2º A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo – CADA, instituída pelo artigo 1º deste decreto, terá as seguintes competências:

 

I - coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais Especializadas, respeitadas a legislação específica de cada órgão;

 

II – supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade;

 

III – aprovar as amostragens e seleção de documentos previamente destinados a eliminação;

 

IV – propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos;

 

V – avaliar, adequar e aprovar as propostas de tabelas de temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais Especializadas – CSEs;

 

VI - reunir as propostas das Comissões Setoriais, de que trata o artigo 24, VI deste Ato, em um único Plano de Quadro de Classificação Funcional de Documentos e respectivas Tabelas de Temporalidade, incumbindo-se também de sua atualização;

 

VII - coordenar as atividades de avaliação, transferências e recolhimentos de documentos, de acordo com a destinação proposta nas Tabelas de Temporalidade e com um calendário a ser definido para o Município;

 

VIII - coordenar os estudos para a integração das atividades de gestão de documentos à solução tecnológica adequada ao Município;

 

IX - elaborar minutas de atos normativos para a implantação de política de Gestão Sistêmica de Documentos e Informações Municipais – GSDIM.

 

Art. 3º A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo é um Grupo Multidisciplinar e será submetida à Secretaria Municipal de Administração, pelos seguintes membros, representantes das secretarias, a saber:

 

I - 02 (dois) representantes indicados pela Secretaria Municipal de Administração - SEMAD;

 

I - 01 (um) representante indicado pela Secretaria Municipal de Administração - SEMAD; (Redação dada pelo Decreto n° 30.126/2021)

 

II - 01 (um) representante indicado pela Secretaria Municipal de Educação - SEME;

 

III - 01 (um) representante indicado pela Secretaria Municipal de Fazenda - SEMFA;

 

III - 02 (dois) representantes indicados pela Secretaria Municipal de Fazenda - SEMFA; (Redação dada pelo Decreto n° 30.126/2021)

 

IV - 01 (um) representante indicado pela Secretaria Municipal de Modernização e Análise de Custos - SEMMAC;

 

IV - 01 (um) representante indicado pela Secretaria Municipal de Governo - SEMGOV; (Redação dada pelo Decreto n° 30.126/2021)

 

V - 01 (um) representante indicado pela Procuradoria Geral do Município - PGM;

 

VI - 01 (um) representante indicado pela Secretaria Municipal de Saúde - SEMUS;

 

Art. 3º A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo é um Grupo Multidisciplinar e será submetida à Secretaria Municipal de Administração, pelos seguintes membros, representantes das secretarias, a saber: (Redação dada pelo Decreto n° 30.235/2021)

 

I - 01 (um) representante indicado pela Secretaria Municipal de Administração - SEMAD; (Redação dada pelo Decreto n° 30.235/2021)

 

II - 02 (dois) representantes indicados pela Secretaria Municipal de Fazenda - SEMFA;  (Redação dada pelo Decreto n° 30.235/2021)

 

III - 01 (um) representante indicado pela Secretaria Municipal de Educação - SEME;  (Redação dada pelo Decreto n° 30.235/2021)

 

IV - 02 (dois) representantes indicados pela Secretaria Municipal de Governo e Planejamento Estratégico - SEMGOV;  (Redação dada pelo Decreto n° 30.235/2021)

 

V - 01 (um) representante indicado pela Procuradoria Geral do Município - PGM. (Redação dada pelo Decreto n° 30.235/2021)

 

Art. 3º A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo é um Grupo Multidisciplinar e será submetida à Secretaria Municipal de Administração, pelos seguintes membros, representantes das secretarias, a saber: (Redação dada pelo Decreto nº 31.192/2021)

 

Art. 3º A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo é um Grupo Multidisciplinar, composta de 09 (nove) membros e será submetida à Secretaria Municipal de Administração, pelos seguintes membros, representantes das secretarias, a saber: (Redação dada pelo Decreto nº 31.503/2022)

 

Art. 3º A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo é um Grupo Multidisciplinar, composta de 09 (nove) membros e será submetida à Secretaria Municipal de Administração - SEMAD. (Redação dada pelo Decreto n° 31.866/2022)

 

I – 01 (um) representante indicado pela Secretaria Municipal de Administração - SEMAD; (Redação dada pelo Decreto nº 31.192/2021)

 

I – 02 (dois) representantes indicados pela Secretaria Municipal de Administração - SEMAD; (Redação dada pelo Decreto nº 31.503/2022)

 

II – 02 (dois) representantes indicados pela Secretaria Municipal de Fazenda - SEMFA; (Redação dada pelo Decreto nº 31.192/2021)

 

III – 01 (um) representante indicado pela Secretaria Municipal de Educação - SEME; (Redação dada pelo Decreto nº 31.192/2021)

 

IV – 01 (um) representante indicado pela Secretaria Municipal de Governo e Planejamento Estratégico - SEMGOV; (Redação dada pelo Decreto nº 31.192/2021)

 

V – 01 (um) representante indicado pela Procuradoria Geral do Município – PGM; (Redação dada pelo Decreto nº 31.192/2021)

 

VI – 01 (um) representante indicado pela Secretaria Municipal de Esporte, Lazer e Qualidade de Vida - SEMESP. (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 31.192/2021)

 

VII – 01 (um) representante indicado pela Secretaria Municipal de Saúde - SEMUS; (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 31.503/2022)

 

Parágrafo único. Os integrantes da CADA, bem como seu presidente, serão nomeados pelo Chefe do Poder Executivo Municipal, no âmbito das respectivas Unidades Administrativas.

 

Parágrafo único. Os integrantes da CADA, bem como seu presidente, serão nomeados pelo Chefe do Poder Executivo Municipal, no âmbito das respectivas Unidades Administrativas. (Redação dada pelo Decreto n° 31.866/2022)

 

Art. 4º A CADA poderá convidar especialistas identificados com as áreas cujos documentos estiverem sendo avaliados.

 

Art. 5° A CADA deverá acompanhar e implementar o processo de avaliação de documentos públicos municipais com vistas à:

 

I - racionalização e controle da produção de documentos;

 

II - normalização do fluxo documental;

 

III - elaboração do plano de destinação de documentos;

 

IV - preservação do patrimônio documental do Município;

 

Art. 6º Caberá à CADA propor o prazo de guarda dos documentos em valores que se apresentam para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou técnicos.

 

Parágrafo único. Considera-se órgão de origem a unidade administrativa onde os documentos são produzidos, recebidos ou acumulados.

 

Art. 7º A CADA deverá consubstanciar os resultados do trabalho na elaboração de planos de destinação de documentos e de tabelas de temporalidade.

 

Art. 8° As tabelas de temporalidade serão divulgadas e consideradas aprovadas após 30 (trinta) dias a contar da data de sua publicação.

 

Art. 9° Fica proibida a eliminação aleatória de documentos públicos municipais.

 

Art. 10 Consideram-se documentos públicos municipais, para efeito deste Ato, todos os registros de informação gerados, em qualquer tempo, pelo exercício das atribuições dos órgãos que compõe a Administração Pública Direta e Indireta do Município de Cachoeiro de Itapemirim.

 

Parágrafo único. Incluem-se na categoria de documentos públicos municipais os produzidos ou recebidos pelos órgãos da Administração Municipal, da Câmara Municipal, da Administração Direta e Indireta, do particular e do munícipe independente da natureza de seu suporte, sejam papel, filme, fita magnética, disco magnético ou outro.

 

Art. 11 Para os efeitos de sua destinação final, os documentos públicos municipais classificam-se em documentos de valor mediato.

 

§ 1° São documentos de valor imediato e guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de vigência e precaucional estabelecidos em tabelas de temporalidade, podem ser eliminados, sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração.

 

§ 2º São documentos de valor mediato e guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de vigência e precaucional estabelecidos em tabelas de temporalidade, apresentem, no seu conteúdo ou forma, informações que devam ser preservadas para memória do Município ou possam servir de pesquisa ou prova para a coletividade.

 

Art. 12 Consideram-se, obrigatoriamente, de valor mediato evidente e guarda permanente, os documentos de unidade ou órgão municipal, consubstancial em todo procedimento do qual resultem:

 

I - atos de criação, constituição ou extinção, atribuição ou competências, tais como Leis, Decretos, Estatutos, Portarias e Resoluções;

 

II - atos relativos ao patrimônio imobiliário;

 

III - atos que reflita a organização da Administração, como organograma, fluxograma e regulamentos;

 

IV - atos que reflitam o desenvolvimento da atividade-fim, como:

 

a) planos, projetos, estudos e programas;

b) convênios, ajustes e acordos;

c) atas e relatórios de departamento ou unidade e equivalente de nível superior;

d) séries documentais completas produzidas no exercício da atividade fim;

e) correspondência relativa à atividade-fim da Câmara Municipal de Cachoeiro de Itapemirim;

 

V - atos relativos à administração de pessoal, como:

 

a) planos de salários e beneficias;

b) criação, classificação, reestruturação ou transformação de carreiras ou cargos;

c) política contratual;

 

VI - documentos legislativos, inclusive os que fixem jurisprudência administrativa como orientações, instruções, despachos normativos e pareceres jurídicos;

 

VII - documentos de divulgação tais como cartazes, folhetos, boletins, cadernos, revistas, convites e postais, dos quais deverá ser guardado um exemplar e garantida sua transferência para o Arquivo Histórico Municipal;

 

VIII - documentos que contenham valor artístico e cultural, como vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e ortografia antiga;

 

IX - documentos de registros da memória da cidade e testemunho do seu cotidiano, sejam visuais ou sonoros, independentes da natureza de seu suporte, como fotografia, filmes, fitas, relativos a obras, eventos, atividades, manifestações culturais e populares.

 

Art. 13 São de valor mediato não evidente e guarda temporária os documentos que, contendo informações repetitivas, refletem apenas o cotidiano da administração.

 

Art. 14 Os prazos de vigência precaucional dos documentos públicos municipais constarão, obrigatoriamente, de tabelas de temporalidade elaboradas pela CADA, que serão publicadas para divulgação, sendo posteriormente aprovadas por Ato.

 

§ 1° Os prazos de vigência e precaucional dos documentos de valor probatório, com proposta de eliminação, poderão ser submetidos à apreciação final da Procuradoria Geral do Município - PGM.

 

§ 2° Em nenhuma hipótese será permitida a eliminação de documentos que não constem das tabelas de temporalidade, ou não tenham os prazos de vigência e precaucional nelas previstos.

 

§ 3° Esgotados os prazos de vigências e precaucional estabelecidos nas tabelas de temporalidade, os documentos de valor mediato não evidente, referidos no art. 12, poderão ser eliminados nas unidades acumuladoras.

 

§ 4° As cópias serão eliminadas nas unidades acumuladoras, desde que identificados os originais e garantido o seu ciclo de vida, ressalvadas as excepcionalmente indicadas em tabelas de temporalidade.

 

CAPÍTULO II

DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Art. 15 A eliminação de documentos será formalizada por meio de registro em Ata, acompanhada de relação que identifique os respectivos documentos e que consignará as datas limites dos documentos que serão eliminados.

 

Parágrafo único. Os documentos eliminados serão destruídos após vencidos os 30 (trinta) dias contados a partir da publicação do Edital.

 

Art. 16 Dos documentos eliminados serão conservadas amostragens para o acervo do Arquivo Histórico Municipal, que serão a ele encaminhadas conforme calendário a ser estabelecido.

 

§ 1° As amostragens deverão, necessariamente, registrar alteração de rotinas administrativas ou atividades técnicas da unidade ou órgão a que se refere.

 

§ 2º O calendário a que se refere o “caput” deste artigo será elaborado pela CADA.

 

Art. 17 Durante o seu ciclo de vida, os documentos públicos municipais, inclusive os processos não encerrados, serão organizados, inicialmente nas unidades produtoras e receptoras denominados, neste Ato, de Arquivos Correntes, de forma acessível à administração.

 

Art. 18 Os documentos com o prazo de vigência ou precaucional longo e baixa frequência de uso serão guardados, até sua destinação final, no Arquivo Intermediário.

 

Art. 19 Os documentos de valor probatório ou cultural, sem vigência definida e com evidente interesse público, serão transferidos para o Arquivo Histórico Municipal, nos prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade, conforme o calendário previsto no art. 16, § 2° deste Ato.

 

Art. 20 Os processos encerrados deverão ser enviados para o Arquivo Intermediário e obedecerão aos prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade.

 

Art. 21 Todos os setores da Administração Municipal ficam obrigados a prestar informações, esclarecimentos e apresentar os documentos solicitados pela CADA.

 

Art. 22 Compete à Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo – CADA, no processo de avaliação referido no art. 19, assessorar na elaboração do plano de destinação de documentos e especialmente na identificação dos que contenham valor probatório e cultural.

 

CAPÍTULO III

DAS COMISSÕES SETORIAIS ESPECIALIZADAS

 

Art. 23 As Comissões Setoriais Especializadas, instituídas pelo artigo 1º deste Ato, deverão ser instituídas por meio de portarias, oruindas das Secretarias que compõem a CADA.

 

Art. 23 As Comissões Setoriais Especializadas, instituídas pelo artigo 1º deste Ato, deverão ser instituídas por meio de portarias, oriundas das Secretarias de atuação das mesmas. (Redação dada pelo Decreto n° 31.866/2022)

 

Art. 24 Compete às Comissões Setoriais Especializadas:

 

I - levantar o contexto normativo, o contexto da produção documental e os conjuntos documentais resultantes do exercício de funções e atividades na área de sua atuação;

 

II - promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão;

 

III – elaborar a proposta de Quadro de Classificação Funcional de Documentos e de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, para apreciação e aprovação da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo – CADA;

 

IV – solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume;

 

V – acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos de documentos de seu órgão, visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente;

 

VI – propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário;

 

VII – elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente;

 

VIII – coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais verificações;

 

IX – presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata;

 

X - participar de estudo para a integração das atividades previstas neste Ato à solução tecnológica adequada.

 

Art. 25 As Comissões Setoriais Especializadas deverão ser compostas por membros representantes das áreas de atuação elencadas no artigo 3º deste Ato, em número de 03 (três) membros, designados pelo secretário da pasta.

 

§ 1º Os servidores designados para compor as Comissões Setoriais Especializadas deverão possuir notório ou reconhecido conhecimento da estrutura organizacional, das funções exercidas, da produção e tramitação de documentos nas respectivas áreas de atuação, ou seus representantes oficialmente indicados.

 

§ 2º Os membros das Comissões Setoriais Especializadas deverão escolher, dentre os seus componentes, o responsável pela coordenação dos trabalhos.

 

Art. 26 Às Comissões Setoriais Especializadas caberá consultar, em caso de dúvida, a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo – CADA, acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais a Administração Municipal figure como autora ou ré, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.

 

Art. 27 As Comissões Setoriais Especializadas serão assessoradas por um servidor da Seção de Arquivo da Administração Municipal, indicado pelo Secretário Municipal de Administração.

 

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 28 A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo – CADA, em razão da especificidade ou volume dos documentos a serem avaliados, poderá solicitar a constituição de grupos de trabalhos auxiliares, bem como, convocar especialista identificado com as áreas cujos documentos estiverem sendo organizados ou avaliados.

 

Art. 29 A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo – CADA, de que trata o presente Decreto, fica instituída com base no artigo 56 da Lei Municipal n° 7.516, de 04 de dezembro de 2017, com o exercício remuneratório de seus membros.

 

Art. 29 A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo – CADA de que trata o presente Decreto fica instituída com base nos artigos 50 a 54 da Lei Municipal n° 7.940, de 10 de março de 2022, de Nível 2, com o exercício remuneratório de seus membros e de caráter transitório até a concretização de seus objetivos, tendo como prazo final dos trabalhos o mês de Dezembro/2024. (Redação dada pelo Decreto n° 31.866/2022)

 

Art. 29 A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo – CADA de que trata o presente Decreto fica instituída com base nos artigos 50 a 54 da Lei Municipal n° 7.940, de 10 de março de 2022, de Nível 2, com o exercício remuneratório de seus membros e de caráter transitório até a concretização de seus objetivos, tendo como prazo final dos trabalhos o mês de Dezembro/2024.” (Redação dada pelo Decreto n° 31.503/2022)

 

Art. 30 A participação dos membros das Comissões Setoriais Especializadas, de que tratam o presente Decreto, não serão remuneradas, sendo considerada serviço público relevante.

 

Art. 31 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

 

Cachoeiro de Itapemirim/ES, 02 de setembro de 2020.

 

VICTOR DA SILVA COELHO

Prefeito

 

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim.