O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM, ESTADO DO ESPÍRITO
SANTO, no uso de suas atribuições legais previstas nos incisos IV, VI e XIV
do art. 69 da Lei Orgânica do Município de Cachoeiro de Itapemirim, Decreta:
Art. 1° O Sistema Eletrônico de Processo Digital como sistema
oficial dos atos e documentos relacionados aos processos da Administração
Pública Municipal, cujos assuntos serão definidos pela Secretaria Municipal de
Administração – SEMAD.
Art. 2° Que as documentações, que compõem o processo digital,
devem utilizar o meio eletrônico na transmissão, tramitação, armazenamento,
consulta e assinatura eletrônica na forma regulamentada neste decreto.
Art. 3° O Sistema Eletrônico de Processo Digital como sistema
oficial de gestão de processos da Administração Pública Municipal e define
normas, rotinas e procedimentos de instrução do processo eletrônico.
Art. 4° Para fins deste Decreto, considera-se:
I - Juntada por Anexação: união
definitiva de um ou mais processos a um outro
processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado
e tratem do mesmo assunto;
II - Juntada por Apensação: é a união provisória de um ou mais processos a
um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em
matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.
III - Arquivo: arquivo de
documentos correntes, intermediários e permanentes, em suporte físico ou
eletrônico:
a) Arquivo Corrente - conjunto
de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais
foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e
atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua
vigência e da frequência com que são por eles consultados;
b) Arquivo Intermediário -
conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco
frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação
final; e
c) Arquivo Permanente - conjunto
de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor
jurídico ou histórico.
IV - Assinatura Digital: de uso
pessoal e intransferível, gerada através de Login e
senha quando avançada ou certificado digital quando qualificada, que garanta
sua autenticidade para todos os efeitos legais, no âmbito da Administração
Pública Municipal, tendo ambas a mesma validade,
podendo ser:
a) Avançada: baseada em credenciamento
prévio de usuário, com utilização de nome de usuário e senha, aplicada nas
interações que envolvam informações classificadas ou protegidas por grau de
sigilo, onde deverá ser criada e autorizada pela Companhia de Tecnologia da
Informação de Cachoeiro de Itapemirim (DATACI), empresa pública municipal, e,
subsidiariamente pela Secretaria Municipal de Administração; e/ou
b) Qualificada: baseada em
certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira -
ICP-Brasil, sendo utilizado nas interações simples, avançadas, incluindo os
atos de transferência de registro de bens móveis e atos normativos.
V - Atividades de Protocolo:
recebimento, classificação, registro, distribuição, controle de tramitação,
expedição e autuação de documentos avulsos para a formação de processos, e os
respectivos procedimentos decorrentes;
VI - Autenticação: declaração de
autenticidade de um documento arquivístico,
resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação
ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal;
VII- Certificado Digital: É um
produto que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma
mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. Esse documento eletrônico é
gerado e assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade
Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira - ICP-Brasil;
VIII - Documento Arquivístico: aquele produzido e recebido por órgãos e
entidades da Administração Pública Municipal, em decorrência do exercício de
funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou
a natureza dos documentos;
IX - Documento Digital: é o
documento arquivístico armazenado sob a forma
eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:
a) Nato-digital: produzido
originariamente em meio eletrônico; e
b) Digitalizado: obtido a partir
da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em
código digital.
X - Documento Externo: documento
arquivístico digital de origem externa ao Sistema
Eletrônico de Processo Digital, não produzido diretamente no sistema,
independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido
na Administração Pública Municipal;
XI - Documento Gerado: documento
arquivístico nato-digital produzido diretamente no
Sistema Eletrônico de Processo Digital;
XII - Documento Preparatório:
documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato
administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas;
XIII - Login
Único: mecanismo de acesso digital único do usuário aos serviços públicos
seguindo os moldes previstos no Decreto 8.936, do Governo federal, que Institui
a Plataforma de Cidadania Digital e dispõe sobre a oferta dos serviços públicos
digitais, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal
direta, autárquica e fundacional, de 19 de dezembro de 2016;
XIV - Transmissão Eletrônica:
toda forma de comunicação a distância com a utilização
de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores;
XV - Tramitação: é o conjunto de
atos, medidas e diligências prescritas para o andamento de um processo, que
ocorrerá mediante o direcionamento eletrônico do processo à próxima unidade que
nele deverá atuar.
XVI - Nível de Acesso: forma de
controle de acesso de usuários aos documentos no Sistema Eletrônico de Processo
Digital, quanto à informação neles contida, segundo as seguintes regras:
a) Público: acesso irrestrito e visível
a todos os usuários, inclusive pelo público externo;
b) Sigiloso: acesso limitado,
disponível apenas para os usuários das unidades em que o processo esteja aberto
e o autor.
XVII - Número Único de Protocolo
(NUP): código numérico que identifica de forma única e exclusiva cada processo,
produzido ou recebido, conforme normatização específica do Poder Executivo
Municipal;
XVIII - Processo Principal:
processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação ou
relacionamento de um ou mais processos como complemento a seu
andamento ou decisão;
XIX - Processo Relacionado ou
Acessório: processo que, pela natureza de sua matéria, é dependente da
existência de um processo principal prévio para sua criação;
XX - Protocolo Digital:
ferramenta de envio de documentos digitais executada diretamente por usuário
externo previamente cadastrado a fim de formar novo processo ou compor processo
já existente por meio de formulário específico disponibilizado diretamente no
sistema;
XXI - Reconhecimento Óptico de
Caracteres (OCR): técnica de conversão de um objeto digital do formato de
imagem para o formato textual de forma a permitir, por exemplo, pesquisa no
conteúdo do texto.
XXII - PDF: documento que
objetiva garantir a reprodução fiável do ponto de vista da visualização do
documento, e além disso, requer a inclusão da
estrutura do documento (o que seria a "rotulagem" do documento), com
o objetivo de garantir que o seu conteúdo possa ser pesquisável e transformável
para outros fins.
XXIII - Sobrestamento de
Processo: interrupção formal de seu andamento, em razão de determinação
existente no próprio processo ou em outro processo;
XXIV - Unidade: designação
genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura
organizacional da Administração Pública Municipal;
XXV - Unidade detentora do
processo: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está
aberto e passível de inserção de novos documentos;
XXVI - Usuário Interno: qualquer
pessoa física que, mesmo transitoriamente ou sem remuneração, exerça, na
Administração Pública Municipal, cargo, emprego ou função pública.
XXVII - Usuário Externo: pessoa
física ou jurídica externa à Administração Pública Municipal que, mediante
cadastro prévio, está autorizada a ter acesso ao Sistema Eletrônico de Processo
Digital para a prática de atos processuais em nome próprio ou na qualidade de
representante de pessoa jurídica ou de pessoa física.
Art. 5° A implantação do Sistema Eletrônico de Processo Digital atenderá
às seguintes diretrizes e objetivos:
I - redução de custos
operacionais, financeiros e ambientais associados à impressão, à entrega e ao
armazenamento de documentos e processos;
II - agilidade na abertura,
manipulação, localização, e tramitação de documentos e processos com redução de
procedimentos em meio físico;
III - integração com os sistemas
da Administração Pública Municipal com o compartilhamento simultâneo de
documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação
ou simples consulta;
IV - garantia da qualidade e
confiabilidade dos dados e das informações disponíveis, eliminando perdas,
extravios e destruições indevidas de documentos e processos;
V - aumento da produtividade e
da celeridade na tramitação de processos, permitindo e ampliando a gestão do
conhecimento através da análise de fluxos de processos, sua comparação entre
órgãos distintos e a melhoria baseada em experiência de sucesso;
VI - satisfação do público
usuário.
Parágrafo único. O acesso externo de processos, objetivando a
visualização de seu conteúdo, apenas ocorrerá por meio do Sistema Eletrônico de
Processo Digital.
Art. 6° Compete à Secretaria Municipal de Administração a gestão
do Sistema Eletrônico de Processo Digital.
Art. 7° Compete à Secretaria Municipal de Administração, de ofício
ou a requerimento de interessado, mediante decisão fundamentada, restringir o
acesso à informação contida nos autos, para fins de proteção baseada no
interesse público, necessária à preservação da segurança da sociedade e do
Estado.
Art. 8° Compete à Companhia de Tecnologia da Informação de
Cachoeiro de Itapemirim administrar o ambiente e a segurança relacionada ao
Sistema Eletrônico de Processo Digital.
Art. 9° Para a prática de atos no Sistema Eletrônico de Processo
Digital é obrigatório a autenticação e cadastramento de usuário pelas pessoas
físicas e jurídicas.
§ 1º A autenticação de usuário será realizada por meio do Login Único disponibilizado pelo Portal de Serviços da
Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, com Login
e Senha ou Certificado Digital conferido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.
§ 2º O acesso para as pessoas jurídicas obrigatoriamente se
dará por utilização do Certificado Digital.
§ 3º O acesso para as pessoas físicas se dará tanto por
Certificado Digital quanto por Login e Senha.
§ 4º A partir do cadastramento do usuário externo, todos os
atos e comunicação processual entre a Administração Pública Municipal e a
entidade representada dar-se-ão por meio eletrônico.
§ 5° O cadastramento dos usuários externos é obrigatório para
pessoas físicas ou representantes de pessoas jurídicas que realizem ou tenham
interesse em realizar atos meramente administrativos (por exemplo, licitações e
contratos administrativos).
Art. 10 É de responsabilidade do cadastrado
conferir a exatidão dos seus dados cadastrais e mantê-los atualizados
junto aos órgãos responsáveis pela informação, devendo proceder, imediatamente,
à correção ou à alteração dos registros tão logo identifique incorreção ou os
dados se tornem desatualizados.
Parágrafo único. Eventuais falhas na comunicação de atos
oficiais ocorridas em função de informações cadastrais desatualizadas serão de
inteira responsabilidade dos usuários.
Art. 11 O cadastramento importará na aceitação de todos os termos
e condições que regem o processo eletrônico na Administração Pública Municipal,
conforme previsto neste Decreto e demais normas aplicáveis, habilitando o
usuário externo a:
I - protocolar o processo
eletronicamente;
II - acompanhar os processos em que seja autor ou aos quais lhe tenha sido
concedido acesso externo;
III - ser intimado ou notificado
quanto a atos processuais ou para apresentação de informações ou documentos
complementares; e,
IV - assinar contratos,
convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com a
Administração Pública Municipal.
Art. 12 São da exclusiva responsabilidade do usuário externo:
I - o sigilo dos dados
cadastrais, não cabendo, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido da
senha de acesso;
II - a conformidade entre os
dados informados no formulário eletrônico de protocolo e aqueles contidos no documento
enviado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos
documentos essenciais e complementares;
III - a confecção da solicitação
e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo
sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos
eletronicamente;
IV - a conservação dos originais
em papel de documentos digitalizados enviados por meio do Sistema Eletrônico de
Processo Digital até que decaia o direito da Administração de rever os atos
praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam
apresentados à Administração Pública Municipal para qualquer tipo de
conferência;
V - manter atualizados seus
dados cadastrais;
VI - a realização, por meio
eletrônico, de todos os atos e comunicações processuais;
VII - a observância de que os
atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia e na hora
do recebimento pelo sistema, considerando-se tempestivos os atos praticados até
às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia
do prazo, conforme horário oficial de Brasília, independentemente do fuso
horário no qual se encontre o usuário externo;
VIII - a consulta periódica ao
Sistema Eletrônico de Processo Digital;
IX - as condições de sua rede de
comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a
configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas; e
X - a observância dos relatórios
de interrupções de funcionamento previstos no art. 79 deste Decreto.
Parágrafo único. A não realização do cadastro como usuário
externo, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados não
imputáveis a falhas do Sistema Eletrônico de Processo Digital ou de sistema
integrado, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos.
Seção I
Da Gestão do
Sistema
Art. 13 A gestão e a manutenção do Sistema Eletrônico de Processo
Digital ficarão a cargo da Companhia de Tecnologia da Informação de Cachoeiro de
Itapemirim (DATACI), empresa pública municipal, e, subsidiariamente pela
Secretaria Municipal de Administração, competindo-lhe:
I - regulamentar os
procedimentos de uso do Sistema;
II - gerenciar as permissões de
acesso;
III - cadastrar e gerenciar usuários;
IV - estabelecer e gerenciar os
perfis de acesso;
V - promover a capacitação de
servidores;
VI - prestar atendimento às
Secretarias Municipais e órgãos usuários do Sistema quanto a sua utilização;
VII - publicar a relação de
assuntos que serão tratados única e exclusivamente por meio do Sistema;
VIII - solucionar problemas
técnicos.
Parágrafo único. Os Órgãos da Administração Direta e Indireta,
através dos seus titulares, deverão indicar 01 (um) servidor titular e 01 (um)
suplente como gestores de processos, aos quais caberá:
I - realizar a definição
funcional do processo;
II - orientar usuários da sua
Secretaria quanto à utilização do Sistema;
III - encaminhar à SEMAD dúvidas
não solucionadas internamente;
IV - solicitar capacitação de
usuários à SEMAD;
V - encaminhar solicitação de
cadastro de usuários para DATACI e cadastro de tipos de documentos e tipos de
processos à SEMAD;
VI - atribuir perfis de acesso
aos usuários, de acordo com os parâmetros do Sistema.
Art. 14 Poderão acessar o Sistema os servidores e empregados da
Administração Direta e Indireta cadastrados.
Seção II
Do Usuário
Interno
Art. 15 Deverá ser atribuído perfil de acesso Básico ao servidor
ou empregado público em exercício na Administração Pública Municipal que
necessite utilizar o Sistema Eletrônico de Processo Digital para realizar suas
atividades profissionais e executar suas atribuições legais.
Art. 16 O credenciamento do usuário interno deverá ser realizado
pela Companhia de Tecnologia da Informação de Cachoeiro de Itapemirim (DATACI),
empresa pública municipal, e, subsidiariamente pela Secretaria Municipal de
Administração.
§ 1º Os pedidos de credenciamento de usuário interno em mais de
uma unidade deverão ser enviados à Companhia de Tecnologia da Informação de
Cachoeiro de Itapemirim (DATACI), empresa pública municipal.
§ 2º A alteração de lotação do usuário interno implicará na
atualização de sua unidade administrativa no Sistema Eletrônico de Processo
Digital.
Art. 17 O usuário interno será descredenciado do Sistema
Eletrônico de Processo Digital nos seguintes casos:
I - alteração de exercício para
outro órgão do servidor ou empregado público, sendo o acesso reativado em caso
de retorno;
II - desligamento;
III – aposentadoria;
IV - vacância;
V - declaração de perda da
função pública;
VI - demais afastamentos legais;
VII - falecimento.
Art. 18 O usuário interno terá seu login
e senha inativado temporariamente do Sistema Eletrônico de Processo Digital no período
em que estiver em gozo dos períodos indicados no Art.
56 da Lei nº 4.009/1994.
Art. 19 São responsabilidades do usuário interno:
I - manter o sigilo da senha,
que é pessoal e intransferível, não cabendo, em qualquer hipótese, a alegação
de uso indevido;
II - consultar diariamente o
Sistema Eletrônico de Processo Digital, a fim de verificar o recebimento de
processos administrativos eletrônicos; e
III - não divulgar indevidamente
as informações restritas e sigilosas a que tiver acesso em função de seu
credenciamento no Sistema Eletrônico de Processo Digital, sob pena de
responsabilização.
Seção III
Do Usuário
Externo
Art. 20 O cadastramento dos usuários externos no Sistema
Eletrônico de Processo Digital é obrigatório para pessoas físicas ou
representantes de pessoas jurídicas que realizem ou tenham interesse em
realizar atos administrativos e relações contratuais com a Prefeitura Municipal
de Cachoeiro de Itapemirim.
Art. 21 Poderão ser credenciados como usuários externos do Sistema
Eletrônico de Processo Digital na condição de interessado que participe ou
tenha demanda em processo administrativo na Prefeitura Municipal de Cachoeiro
de Itapemirim:
I - pessoa física;
II - pessoa física que
represente pessoa física ou jurídica;
III - representante legal de
pessoa física ou jurídica; e
IV - servidores da Prefeitura Municipal
de Cachoeiro de Itapemirim que estejam cedidos ou em exercício descentralizado.
Parágrafo único. Os usuários externos de que trata o caput credenciados na Prefeitura Municipal de Cachoeiro de
Itapemirim poderão:
I - encaminhar requerimentos e documentos
referentes a questões administrativas;
II - assinar contratos,
convênios, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com a Prefeitura
Municipal de Cachoeiro de Itapemirim; e
III - solicitar vista de
documentos com restrição de acesso, no qual seja comprovadamente interessado.
Art. 22 O cadastramento do usuário externo do Sistema Eletrônico
de Processo Digital será efetivado mediante preenchimento de formulário
disponível no site da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim e
aceitando o Termo de Declaração de Concordância e Veracidade.
§ 1º A Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim poderá
solicitar documentação complementar para efetivação do cadastramento.
§ 2º O resultado da análise da documentação será informado por
mensagem eletrônica.
Art. 23 Havendo indício de irregularidade, a qualquer momento, o
usuário externo poderá ter a liberação cancelada ou o cadastramento desativado.
Art. 24 São de exclusiva responsabilidade do usuário externo do
Sistema Eletrônico de Processo Digital:
I - o sigilo da senha relativa à
assinatura digital não cabendo, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;
II - a conformidade entre os
dados informados no formulário eletrônico de protocolo e os constantes do
documento protocolizado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e a
anexação dos documentos essenciais e complementares;
III - a confecção da requisição
e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo
Sistema no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos
eletronicamente;
IV - a conservação dos originais
em papel dos documentos digitalizados enviados por meio eletrônico até que
decaia o direito previsto na Administração Pública Municipal de rever os atos
praticados no processo, os quais devem ser apresentados à Prefeitura Municipal
de Cachoeiro de Itapemirim para qualquer tipo de conferência quando solicitado.
V - a consulta periódica ao
endereço de e-mail cadastrado e aos sistemas, a fim de verificar o recebimento
de comunicações eletrônicas relativas a atos processuais;
VI - as condições de sua rede de
comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a
configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas;
VII - a atualização de seus
dados cadastrais; e
VIII - o acompanhamento da
divulgação dos períodos em que os sistemas não estiverem em funcionamento em
decorrência de manutenções programadas ou eventual indisponibilidade técnica.
§ 1º A não obtenção de acesso ou
credenciamento nos sistemas, bem como eventual falha de transmissão ou recepção
de dados e informações, não imputáveis à falha do sistema, não servirão de
escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.
§ 2º O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e
intransferível e a sua liberação de acesso está condicionada à aceitação, pelo
solicitante, das condições regulamentares que disciplinam o processo
administrativo eletrônico na Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim e
das consequentes responsabilizações administrativa, civil e penal pelas ações
efetuadas.
Seção IV
Do Peticionamento Eletrônico
Art. 25 Entende-se como Peticionamento
Eletrônico o envio, diretamente por usuário externo previamente cadastrado, de
documentos eletrônicos, visando a formar novo processo ou a compor processos já
existentes, por meio de formulário específico disponibilizado diretamente no
Sistema Eletrônico de Processo Digital ou em sistemas integrados.
Art. 26 Os documentos eletrônicos juntados aos autos por usuário
externo, via peticionamento eletrônico, terão valor
de cópia simples.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de
responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil,
penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 2º A apresentação do original do documento digitalizado será
necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas no
artigo 27.
§ 3º É de responsabilidade do usuário externo
guardar e preservar o documento original pelo prazo legal exigido.
Art. 27 A Administração poderá exigir, a seu critério, até que
decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do
original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou
enviado eletronicamente pelo interessado.
Seção I
Das
Disposições Gerais
Art. 28 Os processos eletrônicos de iniciativa dos próprios servidores
serão gerados diretamente no Portal do Servidor no Site da Prefeitura.
Art. 29 Todos os órgãos da administração direta e indireta do
Município de Cachoeiro de Itapemirim deverão produzir, tramitar e receber
documentos e processos administrativos no Sistema Eletrônico de Processo
Digital.
Art. 30 Os processos eletrônicos produzidos no Sistema Eletrônico
de Processo Digital receberão um Número Único de Protocolo - NUP automático.
Art. 31 O processo eletrônico inicia-se com um documento nato-digital
ou digitalizado e dispensa a realização de procedimentos formais típicos do
processo em papel, como capeamento, etiquetamento,
carimbagem, impressão e numeração de folha ou página.
Art. 32 Todos os documentos encaminhados através do Sistema
Eletrônico de Processo Digital integrarão processos eletrônicos.
§ 1º O Sistema Eletrônico de Processo Digital será o único
repositório documental utilizado pela Prefeitura Municipal de Cachoeiro de
Itapemirim para armazenamento dos processos eletrônicos.
§ 2º Os documentos nato-digitais juntados aos processos
eletrônicos com garantia de origem, na forma estabelecida neste Decreto, serão
considerados originais para todos os efeitos legais.
§ 3º Os usuários externos poderão enviar documentos digitais
por meio do Sistema Eletrônico de Processo Digital.
§ 4º A apresentação dos originais dos documentos digitalizados
enviados na forma do § 2º será necessária somente quando a regulamentação ou a
lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos §§ 5º e 6º deste artigo.
§ 5º O teor e a integridade dos documentos enviados na forma do
§ 3º são de responsabilidade do usuário externo, o qual responderá por
eventuais adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e
administrativa.
§ 6º A impugnação da integridade do documento digital, mediante
alegação de adulteração ou fraude, dará início à diligência para a verificação
do documento objeto da controvérsia.
§ 7º Os Órgãos da Administração Direta e Indireta do Município
de Cachoeiro de Itapemirim poderão exigir, a seu critério, ou até que decaia
seu direito de rever os atos praticados no processo, a apresentação, no prazo
de 05 (cinco) anos, do original em papel de documento enviado por usuário
externo.
Art. 33 Para a abertura de um processo eletrônico deverão ser
inseridos dados que possibilitem a sua localização, recuperação e tratamento
documental, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados
os seguintes requisitos:
I - escolher adequadamente o
tipo de processo, o qual será arquivado em caso de escolha de processo diverso
ao solicitado;
II - descrever a especificação
do processo de forma objetiva, clara e ortograficamente correta;
III - informar ao(s)
interessado(s) e o remetente do processo de acordo com o padrão descrito em
norma operacional, verificando antes se cada um encontra-se disponível no
Sistema Eletrônico de Processo Digital, caso em que deverá ser selecionado e
não inserido com nova denominação, a fim de não gerar duplicidade de registros
na base de dados do sistema.
Art. 34 Todos os processos administrativos eletrônicos do Sistema
Eletrônico de Processo Digital deverão ser classificados com base no Código de
Classificação de Documentos de Arquivo da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de
Itapemirim, para as atividades-meio e atividades-fim.
§ 1º A classificação por assunto será automaticamente inserida
conforme a escolha do tipo de processo no ato da abertura do processo e não
deverá ser alterada, exceto quando o Sistema Eletrônico de
Processo Digital apresentar mais de uma classificação configurada, caso em que
deverá ser mantida a classificação adequada e excluídas as demais
opções.
§ 2º Na inclusão de documento, a classificação por assunto é
facultativa, uma vez que predomina a classificação atribuída ao processo.
Art. 35 Os atos processuais deverão ser realizados exclusivamente
em meio eletrônico, exceto quando houver indisponibilidade do meio eletrônico
cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo, mediante
decisão expressa da autoridade competente.
§ 1º No caso da exceção prevista no caput, os atos processuais
poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel,
assinados de próprio punho, podendo receber numeração manual sequencial
provisória.
§ 2º Superada a excepcionalidade, o processo deverá ser
digitalizado, inserido no Sistema Eletrônico de Processo Digital para
continuidade do trâmite, devendo justificar o ocorrido por meio de certidão
assinada por servidor ou autoridade competente.
§ 3º A ordem de prioridade e cronológica deve ser mantida na
situação descrita no caput.
Art. 36 As áreas responsáveis pelos processos operacionais dos
Órgãos da Administração Direta e Indireta do Município de Cachoeiro de
Itapemirim devem criar e gerir as Bases de Conhecimento correspondentes aos
tipos de processos afetos a seus processos
operacionais, para orientar sua regular instrução processual.
Art. 37 O processo eletrônico deve ser gerado e mantido de forma a
permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos
campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:
I - ser formado de maneira
cronológica, lógica e contínua;
II - possibilitar a consulta a conjuntos
segregados de documentos, ressalvados os processos físicos já existentes que
forem digitalizados e convertidos em processo eletrônico;
III - observar a publicidade das
informações como preceito geral e o sigilo como exceção.
Art. 38 Serão admitidos em suporte físico:
I - documentos administrativos
encaminhados por outros órgãos públicos, que ainda não utilizem
sistemas/processos eletrônicos;
II - demais documentos se houver
inviabilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à
celeridade ou à instrução do processo declarada pela autoridade competente.
Parágrafo único. Somente será considerada indisponibilidade ou
inviabilidade técnica prolongada a especificada
através do art. 76.
Art. 39 Quando admitidos, os documentos de procedência externa
recebidos em suporte físico pelo Protocolo dos Órgãos da Administração Direta e
Indireta do Município de Cachoeiro de Itapemirim serão digitalizados e
capturados para o Sistema Eletrônico de Processo Digital em sua integridade,
observado que:
I - a assinatura digital por
servidor público representa a conferência da integridade e autenticidade do
documento digitalizado.
§ 1º A conferência prevista no inciso I deste artigo deverá
registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório,
cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais
são considerados cópia autenticada administrativamente.
§ 3º Os documentos em papel cujas dimensões ultrapassem o tamanho
A4, de 210 milímetros por 297 milímetros, deverão ser submetidos em formato
eletrônico em formato PDF (Portable Document Format) pesquisável;
§ 4º A fim de garantir o atendimento tempestivo de exigências
formuladas por intermédio de intimações, notificações e comunicados expedidos
pela Administração, a fim de garantir o exercício ou a defesa de direitos pelos
cidadãos, será autorizado o recebimento de documentos em papel que ultrapassem
as dimensões especificadas no § 3º deste artigo, concedendo-se nesta hipótese o
prazo de 5 (cinco) dias úteis para saneamento,
consistente na substituição do documento protocolizado em papel por documento
equivalente em formato eletrônico;
§ 5º É vedada a recusa imotivada de recebimento de documentos,
devendo o servidor orientar o interessado quanto ao saneamento de eventuais
falhas;
§ 6º Os documentos resultantes da digitalização de cópia
autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia
simples terão valor de cópia simples.
§ 7º No recebimento de documentos de procedência externa em
suporte físico, o Protocolo dos Órgãos da Administração Direta e Indireta do
Município de Cachoeiro de Itapemirim poderão:
I - proceder à digitalização imediata
do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II - receber o documento em
papel para posterior digitalização, considerando que:
a) os documentos em papel
recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório serão,
preferencialmente, devolvidos ao interessado ou
mantidos sob a guarda dos Órgãos da Administração Direta e Indireta do
Município de Cachoeiro de Itapemirim, nos termos de sua tabela de temporalidade
e destinação;
b) quando a protocolização de
documento original for acompanhada de cópia simples, atestar a conferência da
cópia com o original, devolvendo o documento original imediatamente ao
interessado e descartando a cópia simples após sua digitalização; e
c) os documentos em papel
recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples
poderão ser descartados após realizada sua
digitalização e captura para o Sistema Eletrônico de Processo Digital, nos
termos do caput e § 1º.
§ 8º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização
ou captura para o Sistema Eletrônico de Processo Digital do documento recebido,
este ficará sob a guarda dos Órgãos da Administração Direta e Indireta do
Município de Cachoeiro de Itapemirim e será admitida sua tramitação física
vinculada ao processo eletrônico pertinente.
§ 9º Quando concluídos, os processos eletrônicos ficarão
sujeitos aos procedimentos de gestão documental, incluindo a guarda permanente
ou a eliminação, de acordo com o disposto na legislação pertinente.
Art. 40 A consulta aos documentos sobre os quais não incorra
qualquer tipo de restrição de acesso ocorrerá a qualquer momento e sem
necessidade de cadastramento, diretamente na página de consulta processual do
Sistema Eletrônico de Processo Digital disponível no Portal da Prefeitura
Municipal de Cachoeiro de Itapemirim.
Parágrafo único. Os requerimentos de vista ou de cópia de
documentos sobre os quais não incorra qualquer tipo de restrição de acesso ou
aos quais o interessado já possua acesso diretamente
pelo sistema serão indeferidos e não suspenderão o prazo de defesa,
interposição de recurso administrativo ou pedido de reconsideração, ou
apresentação de qualquer outra manifestação.
Art. 41 A consulta a documentos sobre os quais exista algum tipo
de restrição de acesso, observado o disposto na legislação pertinente ao acesso
à informação, ocorrerá:
I - diretamente pelo Sistema
Eletrônico de Processo Digital para o interessado que possa ter acesso; ou,
II - por meio de requerimento de
vistas e cópias, protocolizado através do Sistema Eletrônico de Processo
Digital, anexando a documentação comprobatória.
Art. 42 Competirá aos titulares dos Órgãos da Administração Direta
e Indireta do Município de Cachoeiro de Itapemirim, conforme o setor em que se
encontre os autos do processo, decidir sobre o pedido de obtenção de vista e/ou
cópias reprográficas diante dos documentos apresentados pelo requerente, quando
houver restrição de acesso a algum dos documentos integrantes do processo.
Seção II
Da Produção de
Documentos
Art. 43 Todo documento oficial produzido nos Órgãos da
Administração Direta e Indireta do Município de Cachoeiro de Itapemirim deverá
ser elaborado por meio do editor de textos do Sistema Eletrônico de Processo Digital
e sistemas especialistas, quando couber, observando o seguinte:
I - documentos gerados no
Sistema Eletrônico de Processo Digital receberão numeração sequencial
específica;
II - qualquer usuário interno
poderá elaborar documentos, bem como assinar aqueles de sua competência, em
conformidade com normas aplicáveis;
III - documentos que demandem
assinatura de mais de um usuário devem ser encaminhados somente depois da
assinatura de todos os responsáveis.
§ 1º Quanto ao disposto no inciso III, em se tratando de
documentos redigidos por mais de uma unidade, caso necessário, esta
característica deve ser destacada diretamente no teor do documento, indicando
as unidades participantes.
§ 2º As assinaturas de elaboradores e demais responsáveis na
hierarquia do órgão emissor do documento somente deverão ser apostas na versão
definitiva para encaminhamento.
§ 3º Quando o documento contiver elemento cuja formatação seja
incompatível com o editor de textos, referido elemento poderá ser capturado
para o Sistema Eletrônico de Processo Digital como documento externo,
utilizando o formato Portable Document
Format (PDF) e com processamento de Reconhecimento
Óptico de Caracteres (OCR).
§ 4º O limite do tamanho individual de arquivos é de 10 MB (dez
megabytes) para captura no Sistema Eletrônico de Processo Digital.
§ 5º Os documentos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados
em formato de compressão que garanta o menor tamanho de arquivo possível,
mantendo-se sua inteligibilidade, de forma que cada arquivo não ultrapasse o
limite de que trata o § 4º.
§ 6º Os documentos elaborados em atividades externas que
necessitem de assinatura imediata por servidores dos Órgãos da Administração
Direta e Indireta do Município de Cachoeiro de Itapemirim e terceiros poderão
ser formalizados em meio físico e posteriormente digitalizados e capturados
como documentos externos para o Sistema Eletrônico de Processo Digital.
Seção III
Da Recepção de
Documentos, Digitalização e Captura
Art. 44 Os processos administrativos definidos pela Secretaria
Municipal de Administração, as juntadas em processos administrativos e os
demais documentos arquivísticos de origem externa
destinados aos Órgãos da Administração Direta e Indireta do Município de
Cachoeiro de Itapemirim, a partir da entrada em vigor deste Decreto, deverão
ser protocolizados eletronicamente, pelo usuário externo, através do Sistema
Eletrônico de Processo Digital de acordo com os procedimentos previstos.
Art. 45 Os documentos a serem capturados para o Sistema Eletrônico
de Processo Digital, ressalvado o disposto no artigo anterior, observarão os
seguintes procedimentos:
I - a realização do processo de
digitalização de documentos e processos em suporte físico deverá ser efetivada
em formato PDF e com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres
(OCR);
II - para documentos e processos
em suporte físico, após a digitalização e a captura para o Sistema Eletrônico
de Processo Digital, deverá ser anotado seu Número no canto superior direito da
primeira página do documento em meio físico ou na capa de cada volume do
processo, remetendo-o imediatamente para procedimento de conferência e
autenticação por servidor público, que, após, procederá ao encaminhamento da
via física para o Arquivo.
Parágrafo único. Nos casos de restrição técnica ou de grande
volume de documentos, a digitalização de processos ou de documentos de
procedência externa recebidos em suporte físico poderá ser efetuada em até 5 (cinco) dias úteis, contados da data de sua entrega aos
Órgãos da Administração Direta e Indireta do Município de Cachoeiro de
Itapemirim.
Art. 46 Todos os documentos e processos em papel, de procedência
interna ou externa, que forem digitalizados pelos Órgãos da Administração
Direta e Indireta do Município de Cachoeiro de Itapemirim serão imediatamente submetidos a
procedimento de conferência e autenticação por servidor público, por meio de
sua assinatura digital.
§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi
apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia
autenticada administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais
são considerados cópia autenticada administrativamente e os resultantes da
digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada
administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.
Art. 47 Exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar
peças processuais, não deverão ser objeto de digitalização nem captura para o
Sistema Eletrônico de Processo Digital jornais, revistas, livros, folders,
propagandas e demais materiais que não caracterizam documento arquivístico.
Art. 48 Os requerimentos ou juntadas encaminhados com
inobservância do disposto nesta Seção não gerarão qualquer efeito jurídico e
não serão conhecidos pela autoridade competente.
Seção IV
Da Tramitação
Art. 49 A tramitação entre os setores originário
e destinatário se efetivará quando o setor destino receber o processo em sua
caixa de entrada.
§ 1º O setor originário poderá desfazer, somente para correção,
o trâmite enquanto o processo ainda não tiver sido recebido pelo setor destino;
§ 2º A contagem de prazo inicia-se com a chegada do processo na
caixa de entrada do setor destino.
Art. 50 Em caso de erro na movimentação de processo eletrônico, a
área de destino promoverá imediatamente:
I - sua devolução ao remetente;
ou
II - seu envio para a área
responsável.
Seção V
Do Pedido de
Vistas
Art. 51 Os pedidos de vistas de processos eletrônicos obedecerão
às legislações federais e municipais específicas sobre vistas e sigilo.
Art. 52 Quando pertinente, a concessão de vistas será efetivada
por usuário interno:
I - da unidade detentora do
processo, em caso de processo aberto apenas em uma unidade;
II - da área responsável
regimentalmente pelo processo, em caso de processo aberto em múltiplas unidades
ou concluído; ou,
III - nos casos de intimação,
pela unidade que expediu a intimação.
Art. 53 O prazo de atendimento dos pedidos de vista ou cópia
integral de processo não poderá ser superior a 30 (trinta) dias, prorrogáveis
por mais 30 (trinta) dias.
Art. 54 O andamento dos processos públicos e restritos poderão ser
consultados por meio de pesquisa processual no sítio da Prefeitura Municipal de
Cachoeiro de Itapemirim na internet.
Seção VI
Do
Relacionamento, Anexação e Apensação de Processos
Art. 55 O relacionamento de processos, ou processo acessório, será
efetivado quando houver a necessidade de iniciar um processo vinculado a outro,
como exemplo os processos de pagamentos referente a um
processo de compras ou Defesa contra Auto de Infração.
Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde
com a anexação ou apensação, não havendo vinculação
entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma
autônoma.
Art. 56 Somente deve ocorrer a anexação
de processos quando pertencerem a um mesmo interessado, tratarem do mesmo
assunto e, com isso, devam ser analisados e decididos de forma conjunta.
§ 1º Deverá ser lavrado um "Termo de Juntada por Anexação”
que será inserido na última folha do processo principal;
§ 2º A desanexação de processos
somente poderá ser feita excepcionalmente, por meio de solicitação fundamentada
em Termo de Desanexação de Processo aos chefes das órgãos da administração direta e indireta, assinado por
autoridade competente nos autos do processo principal.
Art. 57 Somente deve ocorrer a apensação
de processos quando houver uniformidade de tratamento em matérias semelhantes,
tendo o mesmo interessado ou não, para que sejam analisados e decididos de
forma conjunta.
§ 1º O processo mais recente será apensado ao mais antigo,
replicando o histórico do processo principal no processo apenso;
§ 2º Deverá ser lavrado um "Termo de Juntada por Apensação” que será inserido na última folha do processo
principal;
§ 3º A desapensação ocorrerá após a
decisão final, sendo realizada mediante justificativa da necessidade do
procedimento em Termo de Desapensação, após
solicitação da unidade competente; e
§ 4º A desapensação ocorrerá antes da
transferência do processo ao Arquivo.
Seção VII
Da Exclusão e
Da Nulidade de Documentos
Art. 58 O usuário interno pode excluir documentos que ainda não
tenham se estabilizado como oficiais, momento a partir do qual não será
possível sua exclusão.
Art. 59 Poderão ser excluídos:
I - documento sem assinatura;
II - documento assinado, desde
que não tenha sido visualizado por outras unidades e que o processo do qual
faça parte não tenha sofrido trâmite e conclusão na unidade.
Parágrafo único. Os documentos excluídos deixarão de ser
exibidos na árvore de documentos do processo e não poderão ser recuperados.
Art. 60 A anulação e a revogação de ato administrativo devem
obedecer ao disciplinado na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, sendo
vedado cancelar no Sistema Eletrônico de Processo Digital o documento referente
ao ato anulado ou revogado.
Art. 61 É vedada a exclusão e o cancelamento de documento assinado
por outra unidade administrativa.
Seção VIII
Do
Arquivamento e Do Descarte
Art. 62 Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram
seus prazos de guarda, conforme definido na Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo e em procedimentos estabelecidos em norma
específica, obedecendo aos seguintes critérios:
I - o arquivamento dos
documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a contagem de
temporalidade quando todas as unidades nas quais o processo esteja aberto
indicarem sua conclusão diretamente no sistema;
II - os documentos originais,
ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na
legislação pertinente, com exceção dos casos de devolução imediata dos
originais ao usuário externo;
III - os processos e documentos
em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em
suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do
processo eletrônico correspondente.
Parágrafo único. Os processos que, por sua natureza, necessitem
permanecer acessíveis enquanto perdurar a vigência de determinado ato, acaso
não sejam de guarda permanente, somente poderão ter sua destinação final depois
de verificada a extinção da vigência do ato correspondente.
Art. 63 Poderão ser criadas, no Sistema Eletrônico de Processo
Digital, unidades de fluxo de trabalho não constituídas formalmente na
estrutura organizacional, para fins de recebimento e trâmite de processos
correspondentes a atividades que gerem demandas expressivas de movimentação, as
quais deverão estar vinculadas a uma unidade administrativa formal.
Parágrafo único. A autoridade responsável na unidade
administrativa deverá formalizar solicitação fundamentada de criação de unidade
de fluxo de trabalho, direcionada à Secretaria Municipal de Administração, e
fornecer os nomes dos servidores que nela atuarão.
Art. 64 A conversão de processos em suporte físico para eletrônico
deve obedecer aos seguintes procedimentos:
I - o processo físico deve estar
instruído e ser digitalizado em conformidade com o disposto na normatização
afeta à instrução documental em suporte físico e neste Decreto;
II - cada volume deve ter a
primeira imagem correspondente à sua capa, quando possível, ou então a primeira
folha, e as imagens subsequentes correspondentes ao restante das folhas,
mantida a ordem original;
III - as folhas do processo
devem ser digitalizadas obrigatoriamente em frente e verso, ainda que o verso
da folha tenha recebido o carimbo "Em Branco";
IV - caso o processo possua
mídia fisicamente juntada, o volume correspondente deve ser digitalizado com
folha remissiva na folha relativa à mídia, referenciando-a, sendo seu conteúdo
compactado, preferencialmente, em um único arquivo de formato de compressão de
dados sem perdas (ZIP);
V - as folhas sigilosas não
devem compor os representantes digitais dos volumes, devendo ser digitalizadas e capturados para o Sistema Eletrônico de
Processo Digital em arquivos apartados sigilosos, separados em arquivo individual
para cada conjunto de documentos sobre os quais incidir a mesma hipótese legal
de sigilo e for sujeito a acesso pelo mesmo interessado;
VI - o inteiro teor do processo
físico e seus arquivos devem ser capturados para o Sistema Eletrônico de
Processo Digital na seguinte ordem:
a) arquivos PDFs
da digitalização das partes públicas de cada volume do processo;
b) arquivos PDFs
da digitalização dos documentos apartados sigilosos; e,
c) arquivos de mídia porventura
existentes, na sequência em que foram juntados no processo em suporte físico,
independente da indicação do nível de acesso.
VII - o Termo de Encerramento de
Trâmite Físico deverá ser incluído posteriormente, indicando:
a) o número do processo objeto
da conversão e seu interessado;
b) a informação do encerramento
da tramitação do processo em suporte físico;
c) o número da folha em que se
encerrou a tramitação do processo em suporte físico, bem como a quantidade de
volumes e de mídias que o compõe;
d) aos arquivos resultantes da
sua digitalização capturados no Sistema Eletrônico de Processo Digital, devendo
constar o número de arquivos referentes aos volumes, aos apartados sigilosos e
ao conteúdo das mídias;
e) a unidade responsável pela
conversão; e,
f) a data na qual se deu a
conclusão do procedimento de conversão.
§ 1º O processo objeto da conversão para processo eletrônico
deve ser cadastrado no Sistema Eletrônico de Processo Digital com seu NUP já
existente, incluindo o correspondente Dígito Verificador
(DV), e mantidos o interessado e a data de autuação do processo.
§ 2º Os processos convertidos para o formato eletrônico deverão
ser imediatamente transferidos ao Arquivo.
§ 3º Nos casos em que os processos originalmente em suporte
físico possuam apensos e cuja juntada foi realizada em caráter definitivo em
razão de se referirem ao mesmo interessado e mesmo assunto cuja decisão recairá
sobre o conjunto de processos juntados, a conversão deverá ser realizada
individualmente tanto para o processo principal como para seus apensos,
devendo, após a conversão, os apensos serem anexados ao processo principal,
observado o disposto no art. 52 deste Decreto.
§ 4º Nos casos em que a apensação dos
processos originalmente em suporte físico trate de juntada provisória, os
processos devem ser convertidos de forma individual, devendo, após a conversão,
proceder ao relacionamento entre os processos, observado o art. 53 deste
Decreto.
Art. 65 Qualquer processo ou documento avulso em suporte físico pode
ser convertido para eletrônico diretamente pelas áreas responsáveis, observados
os procedimentos de conversão dispostos neste Decreto.
Ar. 66 Documentos nato-digitais ou digitalizados que tenham
exigência de assinatura, o usuário externo poderá utilizar-se das seguintes
modalidades:
I - assinatura qualificada,
baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada
junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira
(ICP-Brasil);
II - assinatura avançada,
mediante login e senha de acesso do usuário.
Parágrafo único. O disposto neste artigo não se aplica às
hipóteses legais de anonimato.
Art. 67 Para a tramitação dos processos por parte dos servidores, será utilizada a assinatura avançada, ou seja, por login e senha.
Art. 68 Quando houver no decorrer do processo atividades
decisórias, como por exemplo a autorização de empenho
ou liquidação, este somente se dará por assinatura digital, baseada em
certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Art. 69 As assinaturas qualificadas e avançadas são de uso pessoal
e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
Art. 70 A autenticidade de documentos produzidos no Sistema
Eletrônico de Processo Digital pode ser verificada em página própria no Portal
da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim na internet.
Seção I
Dos Aspectos
Gerais
Art. 71 A inclusão de documentos ou abertura de processos serão
registrados automaticamente pelo Protocolo Digital, o qual fornecerá recibo
eletrônico de protocolo contendo pelo menos os seguintes dados:
I - número do processo
correspondente;
II - lista dos documentos
enviados com seus respectivos números de protocolo;
III - data e horário do
recebimento da solicitação; e
IV - identificação do
signatário.
Art. 72 O direito de prioridade será respeitado com base na data e
horário do recebimento da solicitação, registrado no recibo eletrônico de
protocolo.
Parágrafo único. Qualquer pessoa poderá requerer consulta ao
registro de auditoria que permita verificar a ordem de protocolização referente
ao direito de prioridade, obedecendo os prazos da Lei
12.527, de 18 de novembro de 2011.
Art. 73 A definição de digitalização tecnicamente viável de
documentos em suporte físico, os formatos e o tamanho máximo de arquivos
suportados pelo sistema serão informados em página própria no Portal da
Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim na internet ou no próprio
sistema por meio do qual for feito o protocolo.
Parágrafo único. O Usuário Externo poderá comprimir os arquivos
em formato aceito pelo Sistema Eletrônico de Processo Digital de forma a respeitar
as definições de tamanho máximo de arquivos.
Art. 74 A utilização de correio eletrônico ou de outros
instrumentos congêneres não é admitida para fins de protocolo.
Art. 75 Os requerimentos ou juntadas protocolizados com
inobservância do disposto neste Decreto não gerarão qualquer efeito jurídico e
não serão conhecidos pela autoridade competente.
Seção II
Da
Disponibilidade dos Sistemas
Art. 76 O Sistema Eletrônico de Processo Digital estará disponível
24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, respeitado o horário
oficial de Brasília-DF, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão
de manutenção programada ou por motivo técnico.
Parágrafo único. O horário oficial de Brasília-DF será
utilizado como horário padrão para intervalo de funcionamento do Protocolo
Digital bem como do registro de recebimento de dados e documentos
protocolizados na Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim,
desconsiderando fuso horários locais.
Art. 77 As manutenções programadas dos sistemas serão sempre
informadas com 72 (setenta e duas) horas de antecedência em página própria no
Portal da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim na internet e
realizadas, preferencialmente, no período da 0 (zero)
hora dos sábados às 22 (vinte e duas) horas dos domingos ou da 0 (zero) hora às
6 (seis) horas nos demais dias da semana.
Art. 78 Considera-se indisponibilidade dos sistemas a falta de
oferta dos seguintes serviços ao público externo:
I - consulta aos autos digitais;
ou,
II - protocolo através do
Sistema Eletrônico de Processo Digital.
Parágrafo único. Não se caracterizam indisponibilidade do
sistema as falhas de transmissão de dados entre a estação de trabalho do
usuário externo e a rede de comunicação pública, assim como a impossibilidade
técnica que decorrerem de falhas nos equipamentos ou programas do usuário
externo.
Art. 79 Será considerada por motivo técnico a indisponibilidade dos
sistemas quando:
I - for superior a 5 (cinco) horas;
II - ocorrer entre as 23:00 e 23:59:59 do último dia para a prática de atos e/ou
cumprimento de prazos pelo usuário externo.
Parágrafo único. A indisponibilidade do sistema de Sistema
Eletrônico de Processo Digital por motivo técnico no último dia do prazo
prorroga-o para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.
Art. 80 Identificada a indisponibilidade
do Sistema Eletrônico de Processo Digital por motivo técnico por mais de 24
(vinte e quatro) horas seguidas, o Secretário Municipal de Administração poderá
suspender o curso de todos os prazos processuais em ato que será publicado no
Diário Oficial da Prefeitura.
Art. 81 A indisponibilidade dos sistemas definida no art. 74 deste
Decreto será atestada por sistema de monitoramento da Companhia de Tecnologia
da Informação de Cachoeiro de Itapemirim, a qual promoverá seu registro em
relatórios de interrupções de funcionamento a serem divulgados em página
própria no Portal da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim na
internet, devendo conter pelo menos as seguintes informações:
I - data, hora e minuto do
início e do término da indisponibilidade; e,
II - serviços que ficaram
indisponíveis.
Seção III
Dos Prazos e
Comunicações Eletrônicas
Art. 82 Os atos praticados em meio eletrônico consideram-se realizados
no dia e na hora do recebimento pelo Sistema Eletrônico de Processo Digital.
Art. 83 As intimações aos usuários externos cadastrados na forma
deste Decreto ou de pessoa jurídica por eles representada serão feitas por meio
eletrônico, sem prejuízo do previsto pela legislação vigente.
Art. 84 Os processos administrativos, as juntadas em processos
administrativos, e os demais documentos arquivísticos
de origem externa e interna destinados à Prefeitura Municipal de Cachoeiro de
Itapemirim, a partir da entrada em vigor deste Decreto, deverão ser
protocolizados via Sistema Eletrônico de Processo Digital.
Art. 85 Os órgãos da administração direta e indireta devem recusar
processos e documentos que estiverem em desacordo com este Decreto.
Art. 86 A Secretaria Municipal de Administração disponibilizará os
modelos de documentos necessários para instrumentalizar os procedimentos
pertinentes.
Art. 87 O uso inadequado do Sistema Eletrônico de Processo Digital
fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.
Art. 88 Os processos físicos tramitarão em conjunto com os
processos digitais até sua digitalização definitiva.
Art. 89 Casos omissos relativos ao Sistema Eletrônico de Processo
Digital serão tratados pela Secretaria Municipal de Administração.
Art. 90 Casos omissos relativos à Autenticação e Cadastramento de
Usuários serão tratados pela Companhia de Tecnologia da Informação de Cachoeiro
de Itapemirim (DATACI), empresa pública municipal e a Secretaria Municipal de
Administração - SEMAD.
Art. 91 O disposto neste Decreto não se aplica à comunicação ou
intimação de atos oficiais oriundos de outros órgãos e entidades do Poder
Público.
Parágrafo único. Caberá ao protocolo da Unidade Administrativa,
após o recebimento dos documentos de que trata o caput, autuá-los em formato
eletrônico e encaminhá-los a quem de destino.
Art. 92 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação,
revogadas as disposições contrárias.
Cachoeiro de Itapemirim, ES, 09 de dezembro de 2020.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim.