DECRETO N° 30.493, DE 20 DE ABRIL DE 2021

 

INSTITUI A INSTRUÇÃO NORMATIVA CTI - 01/2021 - CONVERSÃO DO PROCESSO FÍSICO PARA O PROCESSO ELETRÔNICO, NO ÂMBITO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM.

 

O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso VI do art. 69 da Lei Orgânica do Município, resolve:

 

Art. 1º Instituir a Instrução Normativa CTI-01/2021 – INSTRUÇÃO NORMATIVA DA CONVERSÃO DO PROCESSO FÍSICO PARA O PROCESSO ELETRÔNICO, de responsabilidade da Coordenadoria de Tecnologia da Informação, da Secretaria Municipal de Fazenda – SEMFA, que dispõe sobre os procedimentos a serem observados no âmbito da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, e que faz parte integrante do ANEXO deste Decreto.

 

Art. 2º A presente norma tem por finalidade estabelecer critérios e procedimentos para a implantação da rotina para conversão do processo físico documental nas secretarias para a criação do Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital”, com abrangência a todas as Secretarias da estrutura organizacional da Administração Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, além das Autarquias: Agersa e Ipaci.

 

Art. 3º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

 

Cachoeiro de Itapemirim, 20 de abril de 2021.

 

VICTOR DA SILVA COELHO

Prefeito municipal

 

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim.

 


INSTRUÇÃO NORMATIVA

Número: CTI- 01/2021

Ponto de Controle: INSTRUÇÃO NORMATIVA DA CONVERSÃO DO PROCESSO FÍSICO PARA O PROCESSO ELETRÔNICO.

Versão: 01

Data de Aprovação:

20/04/2021

Ato de Aprovação:

Decreto n° 30.493/21

Unidade Responsável: Coordenadoria de Tecnologia da Informação

Anexos:

- Fluxogramas

- Termo de Encerramento do Trâmite Físico III - Termo de Abertura do Processo Digital

Aprovação:

Assinatura do Prefeito Municipal

Assinatura do Controlador Geral do Município

 

1 Finalidade

 

Estabelecer critérios e procedimentos para a implantação da rotina para conversão do processo físico documental nas secretarias para a criação do Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital”.

 

2 Abrangência

 

Todas as Secretarias da estrutura organizacional da Administração Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, além das Autarquias: Agersa e Ipaci.

 

3 Base Legal e Regulamentar

 

As orientações e normas contidas nesta Instrução Normativa obedecem aos seguintes dispositivos estabelecidos nas legislações e normas de controle:

 

- Decreto nº 30.387/2021

- Decreto nº 30.390/2021

 

4 Abreviaturas

 

CGM – Controladoria Geral do Município

CTI - Coordenadoria de Tecnologia da Informação PGM – Procuradoria Geral do Município

SEMFA - Secretaria Municipal de Fazenda

 

5     Conceitos

 

- Instrução Normativa: Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho.

- Fluxograma: Demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a identificação das unidades executoras.

- Termo de Encerramento do Trâmite Físico: Documento onde identifica os dados do processo para o encerramento do processo físico.

- Termo de Abertura do Processo Digital: Documento onde identifica os dados do processo para sua criação do processo digital.

 

6     Responsabilidades

 

6.1 Coordenadoria de Tecnologia da Informação

 

- Promover a divulgação e implementação desta Instrução Normativa, mantendo-a atualizada, orientando as unidades executoras e supervisionando sua aplicação;

- Promover discussões técnicas com as unidades executoras, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devam ser objeto de alteração ou atualização;

- Avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas normativas;

- Promover o pleno funcionamento dos serviços prestados através do Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital” as Secretarias da Administração Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, além das Autarquias: Agersa e Ipaci;

- Validar os processos de seguranças que envolvem o Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital” bem como todos os ativos eletrônicos da municipalidade;

- Promover o acesso de todos os Servidores da municipalidade que envolvem o uso do Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital”;

- Promover o acesso de todos os contribuintes pessoas físicas e jurídicas para para o uso e solicitação dos serviços relacionados ao Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital”.

 

6.2 Secretarias da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim

 

- Registrar a tramitação dos documentos no novo sistema de controle de processos “Cachoeiro Cidade Digital” dos processos físicos utilizados pelas unidades administrativas do Poder Executivo;

- Realizar os passos do Instrumento Normativo para a realização da conversão do processo físico para o processo eletrônico no Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital”;

- Enviar processo físico com no máximo 50 páginas a SEMFA - Central de Digitalização.

 

6.3 SEMFA - Central de Digitalização

 

- Receber o processo físico, digitalizar, indexar, dar carga e incluir o arquivo no novo sistema de controle de processos “Cachoeiro Cidade Digital” os processos físicos com número até 50 (cinquenta) páginas para sua devida tramitação.

- Criar o Termo de Abertura (Anexo II) e tramitar o novo Processo Digital ao Setor de devolução, realizando o arquivamento do Processo Físico na guarda externa.

 

6.4 SEMFA - Secretaria Municipal de Fazenda

 

- Verificar e analisar os processos que estiverem tramitando fisicamente na SEMFA e não havendo pendências, poderá, na oportunidade, ser autorizado o encerrado físico pelo Secretário Municipal de Fazenda;

- A SEMFA emitirá o Termo de Encerramento Físico e encaminhará o processo para a Central de Digitalização.

- A Central de Digitalização analisa o processo recebido e providenciará a digitalização e sua entrada no sistema, momento em que o processo se tornará digital e sua tramitação somente será por meio eletrônico seguindo o fluxo da tramitação.

- Após, a Central de Digitalização envia o processo físico para arquivamento na guarda externa.

 

7 Procedimentos

 

7.1 Procedimento Padrão - Processos com até 50 folhas

 

7.1.1 Secretaria Requisitante

 

7.1.1.1 Registrar a tramitação dos documentos referentes aos processos físicos no novo sistema de controle de processos “Cachoeiro Cidade Digital.

7.1.1.2 Verifica-se a quantidade de páginas do processo, sendo igual ou menor do que 50 folhas;

7.1.1.3 Verifiica-se a existência de pendência com o tempo até 48h;

7.1.1.4 Resolver a pendência caso exista;

7.1.1.5 Realizar a autuação e numeração do processo;

7.1.1.6 Criação do Termo de Encerramento - Anexo I;

7.1.1.7 Assinatura do Termo de Encerramento pelo Secretário da Pasta;

7.1.1.8 Inserir o Termo de Encerramento no Processo Físico;

7.1.1.9 Realizar a Tramitação para a SEMFA - Central de Digitalização;

7.1.1.10 Realizar a impressão de duas vias do despacho de tramitação;

7.1.1.11 Encaminhar o Processo Físico para a Central de Digitalização.

 

7.1.2 SEMFA - Central de Digitalização

 

7.1.2.1 Receber o processo e carimbar o despacho de tramitação e arquivar uma via do despacho de tramitação para controle;


7.1.2.2 No prazo de até 48h após recebimento do processo físico irá digitalizar e indexar no sistema fazendo a tramitação do processo para o setor de devolução, conforme preenchido no Termo de Encerramento de Trâmite Físico;

7.1.2.3 Criará o Termo de Abertura do Processo Digital (Anexo II) que será inserido no processo digital e continuará a tramitação digital do processo.

7.1.2.4 Realizar o arquivamento do processo físico na guarda externa.

 

7.2 Processos em tramitação na Secretaria de Fazenda

 

7.2.1 SEMFA - Secretaria Municipal de Fazenda

 

7.2.1.1 Qualquer processo que estiver tramitando fisicamente na SEMFA e que não possuir nenhuma pendência, poderá, na oportunidade, ser encerrado fisicamente pelo Secretário de Fazenda.

7.2.1.2 A SEMFA/GAB deverá expedir o Termo de Encerramento Físico e encaminhar o processo para a Central de Digitalização.

 

7.2.2 SEMFA - Central de Digitalização

 

7.2.2.1 Providenciará a digitalização do processo físico e entrada no sistema, momento em que o processo se tornará digital e sua tramitação somente será por meio eletrônico.

7.2.2.2 Após digitalização, a Central de Digitalização providenciará o arquivamento do processo físico na guarda externa.

7.2.2.3 Realizará a tramitação do processo eletrônico para a Secretaria de origem.

 

8 Considerações Finais

 

a) O Processo deve conter o “Termo de Encerramento de Trâmite Físico” (Anexo I) preenchido e assinado pelo Secretário da pasta e/ou Secretário Municipal de Fazenda, conforme descrito nesta Instrução Normativa;

b) O “Termo de Encerramento de Trâmite Físico” estará disponível no site da prefeitura na área de manuais e vídeos do CACHOEIRO CIDADE DIGITAL, através do link: https://www.cachoeiro.es.gov.br/cti/manuais/sistema-de-controle-de-processos/;

c) Os processos com pendências que necessitem de prazo de solução abaixo de 48h deverão ter a pendência resolvida para somente após serem tramitados para a Central de Digitalização;

d) Os procedimentos do processo estarão inseridos nos manuais disponíveis em:https://www.cachoeiro.es.gov.br/cti/manuais/sistema-de-controle-de-processos/;

e) As demais informações sobre o funcionamento devem em encaminhadas ao CTI - Coordenadoria de tecnologia da Informação;

f) Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à Coordenadoria de Tecnologia da Informação, Sr. Elcio Paes de Sá Neto - Coordenador Executivo.

 


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