DECRETO N° 30.493, DE 20 DE ABRIL DE 2021
INSTITUI A
INSTRUÇÃO NORMATIVA CTI - 01/2021 - CONVERSÃO DO PROCESSO FÍSICO PARA O
PROCESSO ELETRÔNICO, NO ÂMBITO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE CACHOEIRO DE
ITAPEMIRIM.
O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso VI do art. 69 da Lei Orgânica do Município, resolve:
Art. 1º Instituir a Instrução Normativa CTI-01/2021 – INSTRUÇÃO NORMATIVA DA CONVERSÃO DO PROCESSO FÍSICO PARA O PROCESSO ELETRÔNICO, de responsabilidade da Coordenadoria de Tecnologia da Informação, da Secretaria Municipal de Fazenda – SEMFA, que dispõe sobre os procedimentos a serem observados no âmbito da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, e que faz parte integrante do ANEXO deste Decreto.
Art. 2º A presente norma tem por finalidade estabelecer critérios e procedimentos para a implantação da rotina para conversão do processo físico documental nas secretarias para a criação do Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital”, com abrangência a todas as Secretarias da estrutura organizacional da Administração Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, além das Autarquias: Agersa e Ipaci.
Art. 3º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Cachoeiro de Itapemirim, 20 de abril de 2021.
VICTOR DA SILVA
COELHO
Prefeito municipal
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim.
INSTRUÇÃO NORMATIVA |
Número: CTI- 01/2021 |
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Ponto de Controle: INSTRUÇÃO NORMATIVA DA CONVERSÃO DO PROCESSO FÍSICO PARA O PROCESSO ELETRÔNICO. |
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Versão: 01 |
Data de Aprovação: 20/04/2021 |
Ato de Aprovação: Decreto n° 30.493/21 |
Unidade Responsável: Coordenadoria de Tecnologia da Informação |
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Anexos: - Fluxogramas - Termo de Encerramento do Trâmite Físico III - Termo de Abertura do Processo Digital |
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Aprovação: Assinatura do Prefeito Municipal Assinatura do Controlador Geral do Município |
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1 Finalidade
Estabelecer critérios e procedimentos para a implantação da rotina para conversão do processo físico documental nas secretarias para a criação do Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital”.
2 Abrangência
Todas as Secretarias da estrutura organizacional da Administração Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, além das Autarquias: Agersa e Ipaci.
3 Base Legal e Regulamentar
As orientações e normas contidas nesta Instrução Normativa obedecem aos seguintes dispositivos estabelecidos nas legislações e normas de controle:
- Decreto nº 30.387/2021
- Decreto nº 30.390/2021
4 Abreviaturas
CGM – Controladoria Geral do Município
CTI - Coordenadoria de Tecnologia da Informação PGM – Procuradoria Geral do Município
SEMFA - Secretaria Municipal de Fazenda
5 Conceitos
- Instrução Normativa: Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho.
- Fluxograma: Demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a identificação das unidades executoras.
- Termo de Encerramento do Trâmite Físico: Documento onde identifica os dados do processo para o encerramento do processo físico.
- Termo de Abertura do Processo Digital: Documento onde identifica os dados do processo para sua criação do processo digital.
6 Responsabilidades
6.1 Coordenadoria de Tecnologia da Informação
- Promover a divulgação e implementação desta Instrução Normativa, mantendo-a atualizada, orientando as unidades executoras e supervisionando sua aplicação;
- Promover discussões técnicas com as unidades executoras, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devam ser objeto de alteração ou atualização;
- Avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas normativas;
- Promover o pleno funcionamento dos serviços prestados através do Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital” as Secretarias da Administração Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, além das Autarquias: Agersa e Ipaci;
- Validar os processos de seguranças que envolvem o Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital” bem como todos os ativos eletrônicos da municipalidade;
- Promover o acesso de todos os Servidores da municipalidade que envolvem o uso do Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital”;
- Promover o acesso de todos os contribuintes pessoas físicas e jurídicas para para o uso e solicitação dos serviços relacionados ao Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital”.
6.2 Secretarias da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim
- Registrar a tramitação dos documentos no novo sistema de controle de processos “Cachoeiro Cidade Digital” dos processos físicos utilizados pelas unidades administrativas do Poder Executivo;
- Realizar os passos do Instrumento Normativo para a realização da conversão do processo físico para o processo eletrônico no Sistema de Controle de Processos “Cachoeiro Cidade Digital”;
- Enviar processo físico com no máximo 50 páginas a SEMFA - Central de Digitalização.
6.3 SEMFA - Central de Digitalização
- Receber o processo físico, digitalizar, indexar, dar carga e incluir o arquivo no novo sistema de controle de processos “Cachoeiro Cidade Digital” os processos físicos com número até 50 (cinquenta) páginas para sua devida tramitação.
- Criar o Termo de Abertura (Anexo II) e tramitar o novo Processo Digital ao Setor de devolução, realizando o arquivamento do Processo Físico na guarda externa.
6.4 SEMFA - Secretaria Municipal de Fazenda
- Verificar e analisar os processos que estiverem tramitando fisicamente na SEMFA e não havendo pendências, poderá, na oportunidade, ser autorizado o encerrado físico pelo Secretário Municipal de Fazenda;
- A SEMFA emitirá o Termo de Encerramento Físico e encaminhará o processo para a Central de Digitalização.
- A Central de Digitalização analisa o processo recebido e providenciará a digitalização e sua entrada no sistema, momento em que o processo se tornará digital e sua tramitação somente será por meio eletrônico seguindo o fluxo da tramitação.
- Após, a Central de Digitalização envia o processo físico para arquivamento na guarda externa.
7 Procedimentos
7.1 Procedimento Padrão - Processos com até 50 folhas
7.1.1 Secretaria Requisitante
7.1.1.1 Registrar a tramitação dos documentos referentes aos processos físicos no novo sistema de controle de processos “Cachoeiro Cidade Digital.
7.1.1.2 Verifica-se a quantidade de páginas do processo, sendo igual ou menor do que 50 folhas;
7.1.1.3 Verifiica-se a existência de pendência com o tempo até 48h;
7.1.1.4 Resolver a pendência caso exista;
7.1.1.5 Realizar a autuação e numeração do processo;
7.1.1.6 Criação do Termo de Encerramento - Anexo I;
7.1.1.7 Assinatura do Termo de Encerramento pelo Secretário da Pasta;
7.1.1.8 Inserir o Termo de Encerramento no Processo Físico;
7.1.1.9 Realizar a Tramitação para a SEMFA - Central de Digitalização;
7.1.1.10 Realizar a impressão de duas vias do despacho de tramitação;
7.1.1.11 Encaminhar o Processo Físico para a Central de Digitalização.
7.1.2 SEMFA - Central de Digitalização
7.1.2.1 Receber o processo e carimbar o despacho de tramitação e arquivar uma via do despacho de tramitação para controle;
7.1.2.2 No prazo de até 48h após recebimento do processo físico irá digitalizar e indexar no sistema fazendo a tramitação do processo para o setor de devolução, conforme preenchido no Termo de Encerramento de Trâmite Físico;
7.1.2.3 Criará o Termo de Abertura do Processo Digital (Anexo II) que será inserido no processo digital e continuará a tramitação digital do processo.
7.1.2.4 Realizar o arquivamento do processo físico na guarda externa.
7.2 Processos em tramitação na Secretaria de Fazenda
7.2.1 SEMFA - Secretaria Municipal de Fazenda
7.2.1.1 Qualquer processo que estiver tramitando fisicamente na SEMFA e que não possuir nenhuma pendência, poderá, na oportunidade, ser encerrado fisicamente pelo Secretário de Fazenda.
7.2.1.2 A SEMFA/GAB deverá expedir o Termo de Encerramento Físico e encaminhar o processo para a Central de Digitalização.
7.2.2 SEMFA - Central de Digitalização
7.2.2.1 Providenciará a digitalização do processo físico e entrada no sistema, momento em que o processo se tornará digital e sua tramitação somente será por meio eletrônico.
7.2.2.2 Após digitalização, a Central de Digitalização providenciará o arquivamento do processo físico na guarda externa.
7.2.2.3 Realizará a tramitação do processo eletrônico para a Secretaria de origem.
8 Considerações Finais
a) O Processo deve conter o “Termo de Encerramento de Trâmite Físico” (Anexo I) preenchido e assinado pelo Secretário da pasta e/ou Secretário Municipal de Fazenda, conforme descrito nesta Instrução Normativa;
b) O “Termo de Encerramento de Trâmite Físico” estará
disponível no site da prefeitura na área de manuais e vídeos do CACHOEIRO
CIDADE DIGITAL, através do link:
https://www.cachoeiro.es.gov.br/cti/manuais/sistema-de-controle-de-processos/;
c) Os processos com pendências que necessitem de prazo de solução abaixo de 48h deverão ter a pendência resolvida para somente após serem tramitados para a Central de Digitalização;
d) Os procedimentos do processo estarão inseridos nos manuais disponíveis em:https://www.cachoeiro.es.gov.br/cti/manuais/sistema-de-controle-de-processos/;
e) As demais informações sobre o funcionamento devem em encaminhadas ao CTI - Coordenadoria de tecnologia da Informação;
f) Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à Coordenadoria de Tecnologia da Informação, Sr. Elcio Paes de Sá Neto - Coordenador Executivo.