O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais que lhe são conferidas pelo artigo 69, inciso VI da Lei Orgânica Municipal, e em consonância com as disposições previstas na Lei Federal n° 14.133, de 1º de abril de 2021, tendo em vista o que consta do Processo Digital n° 76724/2023, decreta:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Este Decreto dispõe sobre a governança das contratações públicas e institui o Planejamento de Contratações Anual no âmbito da Administração Pública Municipal direta, autárquica e fundacional.
Art. 2º A alta administração dos órgãos e entidades, que trata o artigo anterior, deve implementar e manter mecanismos e instrumentos de governança das contratações públicas em consonância com o disposto neste Decreto.
Art. 3º Para os efeitos do disposto neste Decreto, considera-se:
I – Alta administração: gestores que integram o nível executivo do órgão ou da entidade, com poderes para estabelecer as políticas, os objetivos e conduzir a implementação da estratégia para cumprir a missão da organização;
II – Estrutura: maneira como estão divididas as responsabilidades e a autoridade para a tomada de decisões em uma organização;
III – Contratações públicas: conjunto de procedimentos com vistas ao atendimento das demandas da Administração, compreendendo a contratação de serviços, obras, locações e/ou compras através de licitação ou contratação direta;
IV – Governança das contratações públicas: conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a atuação da gestão das contratações públicas, visando a agregar valor ao negócio do órgão ou entidade, e contribuir para o alcance de seus objetivos, com riscos gerenciáveis; e
V – Risco: evento futuro e identificado, ao qual é possível associar uma probabilidade de ocorrência e um grau de impacto, que afetará, positiva ou negativamente, os objetivos a serem atingidos, caso ocorra.
CAPÍTULO II
FUNÇÃO, DIRETRIZES E INSTRUMENTOS
Art. 4º A governança nas contratações públicas têm por função assegurar o alcance dos objetivos de que trata o art. 11 da Lei Federal 14.133/2021.
Art. 5º São diretrizes da governança nas contratações públicas:
I – promoção do desenvolvimento municipal sustentável;
II – promoção do tratamento diferenciado e simplificado à microempresa e à empresa de pequeno porte;
III – promoção de ambiente negocial íntegro e confiável;
IV – alinhamento das contratações públicas aos planejamentos estratégicos dos órgãos e entidades, bem como às leis orçamentárias;
V – fomento à competitividade nos certames, incentivando a participação de fornecedores em potencial;
VI – aprimoramento da interação com o mercado fornecedor, como forma de se promover a inovação e de se prospectarem soluções que maximizem a efetividade da contratação;
VII – desburocratização, incentivo à participação social, uso de linguagem simples e de tecnologia;
VIII – transparência processual; e
IX – padronização de procedimentos e centralização das contratações, sempre que pertinente.
Art. 6º São instrumentos de governança nas contratações públicas, dentre outros:
I – política de gestão de estoques;
II – Plano de Contratações Anual;
III – política de contratações públicas centralizadas;
IV – gestão por competências;
V – política de interação com o mercado
VI – gestão de riscos;
VII – controle preventivo;
VIII – diretrizes para a gestão dos contratos; e
IX – definição de estrutura da área de contratações públicas.
Parágrafo único. Os instrumentos de governança de que trata este artigo devem estar alinhados entre si.
CAPÍTULO III
POLÍTICA DE GESTÃO DE ESTOQUES
Art. 7º Compete ao órgão ou entidade, quanto à gestão de estoques do processo de contratações públicas:
I – assegurar a minimização de perdas, deterioração e obsolescência, realizando, sempre que possível, a alienação, a cessão, a transferência e a destinação final ambientalmente adequada dos bens móveis classificados como inservíveis;
II – garantir os níveis de estoque mínimos para que não haja ruptura no suprimento, adotando-se, sempre que possível, soluções de suprimento just-in-time*;
*O sistema just in time ajuda no gerenciamento dos processos encontrados ao longo da cadeia produtiva. Sua determinação máxima é que nada deve ser produzido, transportado, vendido ou adquirido antes da hora. Assim, apenas se recebe as mercadorias quando elas são necessárias.
III – considerar, quando da elaboração dos estudos técnicos preliminares, os custos de gestão de estoques como informação gerencial na definição do modelo de fornecimento mais efetivo; e
IV – subsidiar a elaboração do Plano de Contratações Anual.
CAPÍTULO IV
PLANO DE CONTRATAÇÃO ANUAL
Art. 8º O Plano de Contratação Anual – PCA é o instrumento de governança, elaborado anualmente pelos órgãos e entidades, contendo todas as contratações que se pretende realizar ou prorrogar no exercício subsequente ao de sua elaboração.
Art. 9º Compreendem objetivos do PCA:
I – racionalizar as contratações públicas;
II – garantir o alinhamento com o planejamento estratégico e outros instrumentos de governança existentes;
III – subsidiar a elaboração das leis orçamentárias;
IV – evitar o fracionamento de despesas; e
V – sinalizar intenções ao mercado fornecedor, de forma a aumentar o diálogo potencial com o mercado e incrementar a competitividade.
Art. 10 Até 30 de junho de cada exercício, os órgãos e entidades Municipais formalizarão seu respectivo PCA, contendo todas as contratações que pretendem realizar ou prorrogar no exercício subsequente, incluídas:
I - as contratações diretas, nas hipóteses previstas nos arts. 74 e 75 da Lei Federal 14.133/2021;
II - as aquisições e contratações mediante participação ou adesão em ata de registro de preços;
III - as demandas a serem supridas por meio de participação em contratações centralizadas; e
IV - as demandas que serão atendidas por intermédio da prorrogação de contratos administrativos vigentes.
Art. 11 A formalização de que trata o art. 10 compreende a elaboração, consolidação e a aprovação do PCA.
Art. 12 Ficam dispensadas de registro no PCA:
I - as informações classificadas como sigilosas, nos termos da legislação vigente;
II - as contratações e aquisições realizadas por meio de suprimento de fundos, nos termos da legislação que disciplina a matéria;
III - as contratações e aquisições com fulcro nos incisos VII e VIII do caput do art. 75 da Lei Federal 14.133/2021; e
IV - as pequenas compras e a prestação de serviço de pronto pagamento de que trata o § 2º do art. 95 da Lei Federal 14.133/2021.
Art. 13 O PCA apresentará, para cada contratação prevista, no mínimo:
I - justificativa sucinta da necessidade da contratação;
II - caracterização do objeto, com os seguintes elementos:
a) estimativa preliminar do valor, com base na média das despesas executadas nos últimos 2 (dois) anos, corrigido com base no Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo;
b) grau de prioridade da compra ou contratação em baixo, médio ou alto, de acordo com a metodologia estabelecida pelo órgão ou entidade contratante; e
c) indicação da classificação orçamentária, por elemento de despesa.
III - indicação da forma de contratação, privilegiando o processamento por meio do sistema de registro de preços, quando pertinente;
IV - previsão da data em que a contratação será necessária;
V - indicação da unidade administrativa responsável pela demanda; e
Art. 14 O PCA deverá observar os seguintes princípios:
I - da padronização, considerada a compatibilidade de especificações estéticas, técnicas ou de desempenho;
II - do parcelamento, quando for tecnicamente viável e economicamente vantajoso;
III - da responsabilidade fiscal, mediante comparação da despesa estimada com a prevista no orçamento.
Art. 15 Na elaboração e consolidação do PCA, sempre que possível, deverão ser agregadas as demandas referentes a objetos de mesma natureza, e em caso de impossibilidade deverá ser apresentada a justificativa.
Art. 16 A elaboração, consolidação e aprovação do PCA observará as seguintes etapas:
I - até a primeira quinzena de abril do ano de elaboração do PCA, o setor responsável pela demanda deverá encaminhar documento com as informações de que tratam os incisos I a V do art. 13 ao setor responsável pela consolidação do PCA; e
II - encerrado o prazo do item anterior, o setor responsável pelo recebimento das informações consolidará as demandas encaminhadas pelos requisitantes e adotará as medidas necessárias para:
a) agregar, sempre que possível, as demandas referentes a objetos de mesma natureza;
b) adequar e consolidar o PCA, observados os objetivos definidos no art. 9º; e
c) elaborar, em conjunto com o setor de contratações, o calendário de contratações, considerando o grau de prioridade da demanda, a data estimada para instauração do processo.
III - o setor responsável concluirá a consolidação do PCA até a primeira semana de junho do ano de sua elaboração e o encaminhará para aprovação da Autoridade Competente ou da Comissão de Acompanhamento Execução Orçamentária e Financeira (CAOFI); e
IV - até 30 de junho do ano de elaboração do PCA, a Autoridade Competente ou a CAOFI aprovarão as contratações nele previstas.
Parágrafo único. A Autoridade Competente ou a CAOFI poderão reprovar itens do PCA ou devolvê-lo ao setor responsável pela consolidação, se necessário, para realizar adequações junto às áreas demandantes, observado o prazo previsto no inciso IV do Art. 17
Art. 17 A Autoridade Competente ou a CAOFI deverão encaminhar o PCA aprovado à Secretaria Municipal de Governo e Planejamento estratégico até a primeira quinzena de julho do ano de sua elaboração, para subsidiar a confecção da lei orçamentária anual do exercício seguinte.
§ 1º As eventuais modificações necessárias para compatibilizar a proposta de lei orçamentária anual com o Plano de Contratação Anual serão ajustadas pelos respectivos órgãos e entidades.
§ 2º Na hipótese do §1º, o PCA deverá ser adequado à proposta orçamentária a ser encaminhada ao Legislativo.
Art. 18 O PCA deverá ser publicado no sítio oficial do órgão ou entidade no prazo de cinco dias úteis após o envio da proposta orçamentária ao Poder Legislativo, observado o §2º do Art. 17
Art. 19 O PCA poderá ser alterado por meio de inclusão, exclusão ou redimensionamento de itens, nas seguintes hipóteses:
I – durante o ano de sua elaboração, para adequação ao orçamento aprovado para aquele exercício, devendo ser publicado no sítio oficial do órgão ou entidade no prazo de cinco dias úteis após a publicação da LOA; e
II – durante o ano de sua execução, mediante justificativa do setor responsável pela demanda, devendo ser publicado no sítio oficial do órgão ou entidade no prazo de cinco dias úteis após aprovação.
III – considera-se justificativa válida para alteração do PCA as contrações propostas com base em recursos, emendas recebidas após a publicação do PCA ou convênios celebrados a publicação do PCA.
Art. 20 As demandas constantes no PCA serão formalizadas em processo devidamente instruído e encaminhado à Gerência de Central de Compras, ao agente de contratação ou à comissão de contratação, conforme o caso, com a antecedência necessária ao cumprimento da data pretendida de que trata o inciso IV do Art. 13
Art. 21 Nos meses de julho, setembro e novembro do ano de execução do PCA, cada órgão ou entidade elaborará relatórios de riscos referentes à provável não efetivação das contratações previstas até o término daquele exercício.
Parágrafo único. O relatório de riscos será encaminhado à Autoridade Competente ou a CAOFI para adoção das medidas de correção pertinentes.
Art. 22 Ao final do ano de vigência do PCA, as contratações planejadas e não realizadas serão justificadas, pelo respectivo setor demandante, quanto aos motivos de sua não consecução, e, se permanecerem necessárias, serão incorporadas ao PCA referente ao ano subsequente.
Art. 23 O PCA deverá ser observado pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Municipal na realização de suas contratações, aquisições e na execução dos contratos.
Art. 24 Competirá à Secretaria Municipal de Governo e Planejamento Estratégico (SEMGOV) padronizar os formulários e documentos de que tratam esta norma, bem como editar regulamentos complementares.
CAPÍTULO V
POLÍTICA DE CONTRATAÇÕES PÚBLICAS CENTRALIZADAS
Art. 25 Compete aos órgãos e às entidades abaixo relacionados, a realização das contratações de uso comum, de forma preferencialmente centralizada, de acordo com as seguintes categorias:
I - Contratações relacionadas exclusivamente à área de saúde: Secretaria Municipal de Saúde – SEMUS; (redação proposta);
II – Contratações comuns a todos os órgãos e entidades: Secretaria Municipal de Administração (SEMAD);
III – Contratações relacionadas à área de tecnologia e processamento de dados: SEMFA/CTI – Secretaria Municipal de Fazenda / Coordenadoria Executiva de Tecnologia da Informação;
Art. 26 Os órgãos e as entidades relacionadas no art. 25, no âmbito de sua especialidade, devem constituir seus portfólios de contratações compartilhadas considerando as informações dos planos de contratações anuais dos órgãos e entidades.
Art. 27 As demandas que não constem no portfólio de contratações centralizadas podem ser executadas diretamente pelos demais órgãos e entidades da Administração Município.
CAPÍTULO VI
GESTÃO POR COMPETÊNCIAS
Art. 28 Compete à autoridade máxima do órgão ou entidade promover a gestão por competências dos agentes públicos que desempenham funções essenciais à execução da Lei Federal 14.133/2021, objetivando:
I - assegurar a aderência às normas, regulamentações e padrões estabelecidos pela Administração Pública Municipal;
II - garantir que a escolha dos ocupantes de funções-chave, funções de confiança ou cargos em comissão, na área de contratações, seja fundamentada nos perfis de competências, observando os princípios da transparência, da eficiência e do interesse público, bem como os requisitos definidos no art. 7º da Lei Federal 14.133/2021; e
III - fomentar ações de desenvolvimento e capacitação dos dirigentes e demais agentes que atuam no processo de contratação, contemplando aspectos técnicos, gerenciais e comportamentais desejáveis ao bom desempenho de suas funções.
CAPÍTULO VII
POLÍTICA DE INTERAÇÃO COM O MERCADO FORNECEDOR
Art. 29 Compete ao órgão ou entidade, quanto à interação com o mercado fornecedor e com associações empresariais:
I - promover diálogo regular e transparente quando da confecção dos estudos técnicos preliminares, de forma a se obterem insumos para a otimização das especificações dos objetos a serem contratados, dos parâmetros de mercado para melhor técnica e custo das contratações, e das obrigações da futura contratada, conforme dispõe o art. 21 da Lei Federal 14.133/2021; e
II - observar a devida transparência acerca dos eventos a serem conduzidos na fase da seleção do fornecedor, respeitados os princípios da isonomia e da publicidade.
CAPÍTULO VIII
GESTÃO DE RISCOS
Art. 30 Será realizado o gerenciamento dos riscos envolvidos em todas as etapas do processo da contratação.
Art. 31 O gerenciamento dos riscos de que trata o caput tem por objetivos:
I - aumentar a probabilidade de atingimento dos objetivos estratégicos e operacionais pretendidos por intermédio da execução contratual;
II - fomentar uma gestão proativa de todas as etapas do processo da contratação;
III - atentar para a necessidade de se identificar e tratar todos os riscos que possam comprometer a qualidade dos processos de contratação;
IV - facilitar a identificação de oportunidades e ameaças que possam comprometer as contratações e a execução dos contratos;
V - prezar pela conformidade legal e normativa dos processos de contratação;
VI - aprimorar os mecanismos de controle da contratação pública;
VII - estabelecer uma base confiável para a tomada de decisão e para o planejamento das contratações;
VIII - alocar e utilizar eficazmente os recursos para o tratamento de riscos a que estão sujeitas as licitações e as execuções contratuais;
IX - aumentar a capacidade de planejamento eficaz e eficiente das contratações por intermédio do controle dos níveis de risco; e
X - avaliar as incertezas e prover opções de resposta que representem as melhores decisões relacionadas com a excelência das licitações e das execuções contratuais.
Art. 32 O gerenciamento dos riscos poderá ser dispensado, mediante justificativa, nos casos envolvendo contratação de objetos de baixo valor ou baixa complexidade.
Art. 33 O nível de detalhamento e de aprofundamento do gerenciamento dos riscos será proporcional à complexidade, relevância e valor significativo do objeto da contratação.
Art. 34 O detalhamento da gestão de riscos será apresentado no Estudo Técnico Preliminar ou no Termo de Referência, conforme o caso.
CAPÍTULO IX
CONTROLE PREVENTIVO
Art. 35 Compete aos servidores e empregados públicos, agentes e comissões de contratação e autoridades que atuam na estrutura de governança do órgão ou entidade atuarem como primeira linha de defesa nas contratações públicas observando os princípios e normas estabelecidas na sua realização.
Art. 36 Compete à Controladoria Geral do Município (CGM):
I - estabelecer mecanismos de fiscalização preventiva, relativos às fases internas dos procedimentos licitatórios, inexigibilidade e dispensas.
Parágrafo único. Deve-se privilegiar a utilização de ferramentas tecnológicas e cruzamento de dados para a realização do controle preventivo das contratações, em razão do ganho de escala de tais ferramentas e da possibilidade de racionalização da força de trabalho disponível.
CAPÍTULO X
DIRETRIZES PARA A GESTÃO DOS CONTRATOS
Art. 37 Compete ao órgão ou entidade, quanto à gestão dos contratos:
I - avaliar a atuação do contratado no cumprimento das obrigações assumidas, baseando-se em indicadores objetivamente definidos, sempre que aplicável;
II - introduzir rotina aos processos de pagamento dos contratos, incluindo as ordens cronológicas de pagamento, juntamente com sua memória de cálculo, relatório circunstanciado, proposições de glosa e ordem bancária;
III - estabelecer diretrizes para a nomeação de gestores e fiscais de contrato, com base no perfil de competências previsto no art. 28, evitando a sobrecarga de atribuições;
IV - modelar o processo sancionatório decorrente de contratações públicas, estabelecendo, em especial, critérios objetivos e isonômicos para a determinação da dosimetria das penas, com fulcro no §1º do art. 156 da Lei Federal 14.133/2021;
V - prever a implantação de programas de integridade pelo contratado, de acordo com a Lei Federal 12.846/2013, na hipótese de objetos de grande vulto, e para os demais casos, quando aplicável; e
VI - constituir, a partir do relatório final de que trata a alínea “d” do inciso VI do §3º do art. 174 da Lei Federal 14.133/2021, base de dados de lições aprendidas durante a execução contratual, como forma de aprimoramento das atividades da Administração.
CAPÍTULO XI
DEFINIÇÃO DE ESTRUTURA DA ÁREA DE CONTRATAÇÕES PÚBLICAS
Art. 38 Compete ao órgão ou entidade, quanto à estrutura da área de contratações públicas:
I - proceder periodicamente à avaliação quantitativa e qualitativa do pessoal, de forma a delimitar as necessidades de recursos materiais e humanos;
II - estabelecer em normativos internos:
a) competências, atribuições e responsabilidades dos dirigentes e demais agentes que atuam no processo de contratações; e
b) política de delegação de competência, se pertinente.
III - avaliar a necessidade de atribuir a um comitê ou grupo de trabalho, integrado por representantes dos diversos setores da organização, a responsabilidade por auxiliar a alta administração nas decisões relativas às contratações; e
IV - zelar pela devida segregação de funções, nos termos do Art. 39
CAPÍTULO XII
SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES
Art. 39 Na designação dos agentes públicos responsáveis pelas diversas etapas do processo de contratação pública, a alta administração deve observar o princípio da segregação de funções, vedado a designação do mesmo agente público para funções de autorização, aprovação, execução, controle e contabilização das operações, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na respectiva contratação.
Art. 40 Sem prejuízo de outras vedações, conforme o caso concreto, considera-se incompatível a designação de um mesmo agente público para a realização das seguintes funções:
I - agente de contratação, equipe de apoio ou comissão de contratação e, na mesma contratação, elaboração do estudo técnico preliminar, termo de referência, anteprojeto, projeto básico ou executivo, pesquisa de preços, gestão e fiscalização de contrato ou da ata de registro de preços; e
II - ordenação de despesas, assessoramento jurídico e controle interno e as demais fases da contratação.
CAPÍTULO XIII
ACOMPANHAMENTO E ATUAÇÃO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO
Art. 41 A alta administração dos órgãos e entidades deverá implementar e manter mecanismos e instrumentos de governança das contratações públicas estabelecendo, no âmbito de sua competência, no mínimo:
I - formas de acompanhamento de resultados, com indicadores e metas para a gestão dos processos de contratações;
II - iniciativas que promovam soluções para melhoria do desempenho institucional, com apoio, quando possível, dos resultados da gestão de riscos e do controle preventivo; e
III - instrumentos de promoção do processo decisório orientado por evidências, pela conformidade legal, pela qualidade regulatória, pela desburocratização e pelo apoio à participação da sociedade.
CAPÍTULO XIV
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 42 Subordinam-se ao disposto neste Decreto os Órgãos da Administração Pública Municipal direta, Autárquica e Fundacional.
Art. 43 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Cachoeiro de Itapemirim/ES, 23 de novembro de 2023.
VICTOR DA SILVA COELHO
PREFEITO MUNICIPAL
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim.