DECRETO 24.406

 

APROVA A INSTRUÇÃO NORMATIVA DO SISTEMA DE COMPRAS, LICITAÇÃO E CONTRATOS (SCL) 02/2014 (PROCEDIMENTOS DE COMPRAS DA SECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE), DA PREFEITURA MUNICIPAL DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM.

 

O PREFEITO MUNICIPAL DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM, Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais,

 

DECRETA:

 

Art. Fica aprovada a Instrução Normativa SCL nº. 02/2014 – Procedimentos de Compras, que dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela Secretaria Municipal de Saúde, no que tange à aquisição de bens e serviços destinados à manutenção dos serviços de saúde pública no âmbito do Município de Cachoeiro de Itapemirim, que faz parte integrante deste Decreto.

 

Art. Caberá à unidade responsável e a Controladoria Interna de Governo a divulgação da Instrução Normativa ora aprovada.

 

Art. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

 

Cachoeiro de Itapemirim, 28 de março de 2014.

 

CARLOS ROBERTO CASTEGLIONE DIAS

Prefeito Municipal

 

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim.

 

INSTRUÇÃO NORMATIVA SCL Nº. 02/2014

 

Versão: 01

Aprovada em: 28/03/2014

Ato de Aprovação: Decreto Executivo 24.406/2014

Unidade Responsável: Secretaria Municipal de Saúde

 

Instrução Normativa dos Procedimentos de Compras - SEMUS

 

CAPÍTULO I

DA FINALIDADE E ABRANGÊNCIA

 

Art. 1º Normatizar os procedimentos de compras para qualquer tipo de materiais e/ou serviços, primando pela redução de custos, pelas quantidades necessárias e pela qualidade das compras públicas, realizadas pela Secretaria municipal de Saúde (SEMUS) em atendimento às normas contidas nas Leis Federais nº 8.666/1993 e nº 10.520/2002.

 

Art. 2º Abrange todos os departamentos da SEMUS.

 

CAPÍTULO II

DOS CONCEITOS

 

Art. 3º Para os fins desta Instrução Normativa adotam-se os seguintes conceitos:

 

I – Compras: Trata-se de instrumento pelo qual a administração adquire definitivamente o domínio de determinado bem. É definida como aquisição integral ou parcelada de bens.

 

II – Pedido de Material e Serviço (PMS): Documento que tem por finalidade a requisição dos materiais ou serviços de um processo de compras, este deve ser assinado pelo Secretário como forma de autorizar a aquisição do material ou a contratação do serviço que possui informações como: Tipo: material/serviço; Elemento de despesa; Fonte de recursos; Código reduzido; Destino: secretaria, Tesouro, Convênio ou Fundo; Objeto com a devida especificação.

 

III – Especificação do Objeto: Definição, de maneira clara e precisa, do bem ou serviço a serem adquirido/contratado, contendo informações que facilitem a avaliação da relação custo/benefício nos processos de compras, tais como: peso, quantidade, medidas, padrões mínimos de qualidade, prazos de garantia, entre outros.

 

IV – Gerenciamento de Ata de Registro de Preços: Procedimento pelo qual busca-se estabelecer o controle e o acompanhamento da utilização da ata de registro de preços por parte dos órgãos participantes.

 

V – Nota de reserva: Documento de caráter gerencial que tem por finalidade reservar saldo de dotação orçamentária para que este não seja utilizado em duplicidade.

 

 

CAPÍTULO III

DA BASE LEGAL E REGULAMENTAR

 

Art. 4º As orientações e os procedimentos contidos nesta Instrução Normativa obedecem aos dispositivos estabelecidos nas seguintes legislações e normas de controle:

 

I – Constituição Federal de 1988;

 

II – Lei Federal nº 4.320/64;

 

III – Lei Federal nº 8.666/1993;

 

IV – Lei Federal nº 10.520/2002;

 

V – Decreto Municipal nº 16.114/2005;

 

VI – Decreto Municipal nº 21.543/2011;

 

VII – Decreto Municipal nº 24.267/2014;

 

VIII – Instrução Normativa SCI 02/2013.

 

CAPÍTULO IV

DAS RESPONSABILIDADES

 

Do Órgão Central do Sistema Administrativo (Secretaria Municipal de Saúde)

 

Art. 5º São responsabilidades do Órgão Central do Sistema Administrativo:

 

I – Controlar e coordenar os serviços de compras, bens e serviços no âmbito da Secretaria Municipal de Saúde;

 

II – Acompanhar os serviços de administração, aquisição da Secretaria;

 

III – Realizar o cadastro de materiais e fornecedores, bem como o seu gerenciamento;

 

IV – Sugerir, quando necessário, alteração nos procedimentos e rotinas constantes nesta IN;

 

V – Realizar demais atividades que sejam necessárias ao cumprimento das suas atribuições e obrigações compreendidas no âmbito de atuação e da responsabilidade, pactuada pelo Município com órgãos estaduais e federais da área de suprimentos;

 

VI – Executar outras atividades correlatas ou que lhe venham a ser atribuídas.

 

Das Unidades Executoras (Departamentos da Secretaria Municipal de Saúde)

 

Art. 6º São responsabilidades das Unidades Executoras:

 

I – Identificar a necessidade de aquisição de materiais e serviços para a manutenção das atividades da SEMUS;

 

II – Verificar, junto ao setor de almoxarifado, a disponibilidade em estoque dos itens que se pretenda adquirir;

 

III – Justificar a necessidade de aquisição de bens e serviços, nos termos do inciso III do art. 8º do Decreto 24.267/2014.

 

IV – Prestar informações acerca da especificação técnica dos itens que se pretenda adquirir.

 

Da Unidade Central de Controle Interno (UCCI)

 

Art. 7º São responsabilidades da Unidade Central de Controle Interno:

 

I – Fiscalizar, por meio de auditorias, o cumprimento das normas e procedimentos estabelecidos nesta IN;

 

II – Promover discussões técnicas visando à atualização do conteúdo constante nesta IN;

 

III – Atuar, em conjunto com a unidade responsável por esta IN na divulgação dos procedimentos ora aprovados.

 

CAPÍTULO V

DOS PROCEDIMENTOS

 

(Seção revogada pelo Decreto nº 27879/2018)

Seção I

Do Processo Regular de Compras

 

Art. 8º O processo regular de compras visa à realização de procedimento licitatório em observância aos ditames legais estabelecidos pelas Leis 8.666/1993 e 10.520/2002.

 

Art. 9º O procedimento de compra poderá ser iniciado pelo almoxarifado, quando tratar-se de itens que compõem o estoque ou pelas subsecretarias.

 

§ 1º Verificada a necessidade de manutenção de estoque, a solicitação de compra deverá ser emitida pelo almoxarifado, informando o consumo médio mensal dos itens, a quantidade atual em estoque e a quantidade sugerida para aquisição, além de observar o prazo mínimo de 5 (cinco) meses para findar o estoque do respectivo item.

 

§ 2º O almoxarifado encaminhará a solicitação de compras às subsecretarias para verificação da necessidade de aquisição dos itens.

 

§ 3º Quando a necessidade de aquisição for detectada pelas subsecretarias, estas deverão verificar a disponibilidade em estoque dos itens que se queira adquirir.

 

§ 4º Caberá ao almoxarifado a consolidação das solicitações de compra emitidas pelas subsecretarias.

 

Art. 10 Caberá às subsecretarias responsáveis a revisão da sugestão dos quantitativos a serem adquiridos e a elaboração de justificativa, conforme inciso III do art. 8º do Decreto 24.267/2014.

 

Art. 11 Após, a solicitação de compra deverá ser enviada à Comissão de Avaliação de Materiais, a qual ficará responsável pela análise dos critérios de usabilidade, conformidade e compatibilidade dos materiais ou serviços a serem adquiridos e a definição da quantidade a ser adquirida, bem como justificar as alterações.

 

Parágrafo único. A solicitação de compras deverá ser encaminhada ao almoxarifado, para que este tome ciência das quantidades autorizadas e consolide as demais solicitações de compra.

 

Art. 12 Cumpridas as disposições do artigo anterior, o pedido de compras será encaminhado à Gerência de Execução Orçamentária (GCEO) para que seja realizado o cadastro do pedido de compras e indicada a dotação orçamentária da despesa.

 

Art. 13 Com base nas informações recebidas, a Gerência de Suprimentos (GSLC) promoverá a juntada dos seguintes documentos:

 

I – Termo de referência, quando couber;

 

II – Pedido de Material e Serviços (PMS) contendo:

 

a) Tipo: material ou serviço;

b) Elemento de despesa;

c) Fonte de recursos – Tesouro, Convênio ou Fundo;

d) Código reduzido;

e) Destino – secretaria;

f) Objeto com a devida especificação e quantitativo;

g) Identificação e assinatura do solicitante.

 

III – Justificativa acerca das quantidades e finalidades dos materiais ou serviços a serem adquiridos;

 

IV – A pesquisa de preços deverá obedecer o disposto no art. 11 do Decreto Municipal 24.267/2014.

 

Art. 14 A GSLC encaminhará a documentação elencada no artigo anterior ao Gabinete do Secretário Municipal de Saúde para autorização.

 

Art. 15 Autorizada a despesa, a GCEO emitirá a reserva orçamentária, o número do protocolo e encaminhará o processo para a Controladoria Interna de Governo para análise e parecer.

 

Art. 15 Autorizada a despesa, a Gerência de Execução Orçamentária (GCEO) emitirá reserva orçamentária, o número do protocolo e encaminhará o processo para a SEMGES. (Redação dada pelo Decreto nº 27306/2017)

 

Art. 15 Autorizada a despesa, a GCEO emitirá a reserva orçamentária, o número do protocolo e encaminhará o processo para a Controladoria Interna de Governo para análise e parecer. (Redação dada pelo Decreto nº 27310/2017)

 

Art. 16 Caberá ao setor de almoxarifado o gerenciamento das estimativas individuais e totais de cada item a ter seu preço registrado, bem como o controle dos saldos das atas após a licitação.

 

Seção II

Dos Processos de Dispensa de Licitação

 

Art. 17 A compra direta, observando-se as condições legais e os procedimentos iniciais a abertura do processo de compras indicados na seção anterior, será iniciada na SEMUS, devendo constar os seguintes os seguintes documentos:

 

I – Pedido de material e serviço emitido através de sistema informatizado de gestão de materiais contendo as quantidades, especificações e demais informações necessárias à correta instrução processual;

 

II – Pesquisa de preços, optando-se sempre pelo menor valor;

 

III – Justificativa apresentando a necessidade do material ou serviço, indicação da hipótese de dispensa prevista na lei de licitações e do nome da empresa que ofertou o menor preço;

 

IV – Certidões de regularidade fiscal, no caso de orçamentos coletados, da empresa que forneceu o menor preço.

 

Art. 18 A GSLC verificará a regularidade da documentação encaminhando à GCEO para protocolo;

 

§ 1º Após a protocolização, a GCEO enviará o processo à PGM para análise e emissão de parecer e, posteriormente ao GAP para autorização superior.

 

§ 1º Após a protocolização, o processo deverá ser encaminhado à CAOFI para análise. (Redação dada pelo Decreto nº 27665/2018)

 

§ 2º Após análise e parecer da PGM e da autorização superior, o processo será encaminhado à GCEO para emissão do pedido de empenho.

 

§ 2º Após análise e parecer da PGM e da autorização superior, o processo será encaminhado ao requisitante para emissão do pedido de empenho. (Redação dada pelo Decreto nº 27879/2018)

 

§ 3º Nos casos de compra por dispensa de licitação a SEMASI/SS deverá ser consultada para a verificação da existência de saldo nas hipóteses dos incisos I e II do art. 24 da Lei 8.666/1993.

 

Art. 19 O procedimento de compras, independente da realização ou não de procedimento licitatório, somente poderá ser iniciado quando constatada a inexistência ou insuficiência do material no almoxarifado.

 

Seção III

Das Aquisições por Meio do Sistema Eletrônico de Registro de Preços (SERP)

 

Art. 20 Para o início do processo de aquisição por meio do SERP a Gerência de Farmácia (GEFAR) da SEMUS reunirá e separará por pregão todos os documentos relativos à adesão ao sistema, tais como: memorial descritivo, justificativa, termo de adesão, ata e publicações.

 

Art. 21 A documentação será protocolada pela GCEO, a qual caberá, ainda, o lançamento das informações para controle interno.

 

Art. 22 Após, o processo deverá ser encaminhado à PGM para análise jurídica acerca dos procedimentos adotados para a participação nas licitações promovidas pela Secretaria de Estado da Saúde (SESA).

 

Parágrafo único. A análise a que se refere este artigo será realizada apenas no processo inicial, não sendo necessárias novas análises por parte da PGM a cada pedido emitido pela GEFAR.

 

Art. 23 Verificada a necessidade de aquisição de medicamentos ou reposição de estoque, a GEFAR emitirá a solicitação de compras, indicando o nome dos medicamentos e os quantitativos a serem pedidos.

 

Art. 24 A GCEO será responsável pelo cadastro das solicitações de compra efetuadas pela GEFAR, indicando a fonte de recursos e o lançamento das informações para controle interno.

 

Art. 25 A GCEO encaminhará a solicitação de compras cadastradas à GSLC, a qual caberá a emissão da PMS e posterior envio ao gabinete do Secretário (a) para autorização.

 

§ 1º O pedido de compras autorizado será encaminhado a GCEO para protocolização e emissão do pedido de empenho e, após, encaminhado à Gerência de Contratos e Convênios (SEMASI/SAG/GCC) para a publicação no Diário Oficial do Município.

 

§ 2º A GCEO emitirá a nota de empenho, encaminhando-a para o almoxarifado para ser entregue ao respectivo fornecedor.

 

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 26 Nas aquisições de bens ou serviços o recebimento e a aceitação deverão observar as especificações contidas no pedido e termos de referência, quando houver.

 

Art. 27 Os casos omissos nesta IN serão discutidos entre a SEMUS e a Controladoria Interna de Governo.

 

Art. 28 Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua aprovação.

 

Cachoeiro de Itapemirim – ES, 28 de março de 2014.

 

EDISON VALENTIM FASSARELLA

Secretário Municipal de Saúde

 

FERNANDO SANTOS MOURA

Controlador Interno de Governo

 

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim.