DECRETO Nº 24.079, DE 30 DE AGOSTO DE 2013
APROVA A INSTRUÇÃO NORMATIVA DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO (SCI) N° 01/2013 (Versão 2), DA PREFEITURA MUNICIPAL DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM.
O PREFEITO MUNICIPAL DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM, ESTADO DO
ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais, decreta:
Art. 1º Fica aprovada a Instrução
Normativa do Sistema de Controle Interno (SCI) n° 01/2013 (Versão 2), que visa
estabelecer os procedimentos a serem adotados pelos órgãos municipais, objetivando
a padronização das Instruções Normativas para a implantação e execução de
procedimentos de controle e rotinas de trabalho, que faz parte integrante deste
Decreto.
Art. 2º Este Decreto
entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em
contrário, em especial, o Decreto n° 23.877, de 21/05/2013.
Cachoeiro de
Itapemirim, 30 de agosto de 2013.
PREFEITO MUNICIPAL
Este texto não substitui o original
publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim.
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 01/2013
I - FINALIDADE
Dispor sobre a
produção de Instruções Normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem
observadas pelas diversas Secretarias da estrutura organizacional da Prefeitura
Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, objetivando a implementação de
procedimentos de controle interno - “Normas das normas”.
II - ABRANGÊNCIA
Abrange todas
Secretarias da estrutura organizacional da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de
Itapemirim, quer como executoras de tarefas, quer como fornecedoras ou
recebedoras de dados e informações por meio documental ou informatizado.
III - CONCEITOS
1- Instrução
Normativa
Documento que estabelece
os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução de
atividades e rotinas de trabalho.
2 - Manual de
Rotinas Internas e Procedimentos de Controle Coletânea de Instruções
Normativas.
3 - Fluxograma
Demonstração gráfica
das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a
identificação das unidades executoras.
4 - Sistema
Conjunto de ações
que, coordenadas, concorrem para um determinado fim.
5 - Sistema Administrativo
Conjunto de
atividades afins, relacionadas a funções finalísticas ou de apoio, distribuídas
entre as diversas unidades executoras e sob a orientação técnica do respectivo
órgão central de controle interno, com o objetivo de atingir algum resultado.
6 - Ponto de Controle
Aspectos relevantes em
um sistema administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de
indicadores, sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou
efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle.
7 - Procedimentos de Controle
Procedimentos
inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade
das operações inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o
cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimônio
público.
8 - Sistema de Controle Interno
Conjunto de
procedimentos de controle, inseridos nos diversos sistemas administrativos,
executados ao longo da estrutura organizacional, sob a coordenação, orientação
técnica e supervisão da unidades responsável pela
coordenação do controle interno.
9 - Unidades Responsáveis
As Unidades que
atuam como órgão central dos sistemas administrativos (Secretarias Municipais -
Secretário Municipal) a que se referem as rotinas de trabalho e os
procedimentos de controle, objetos das instruções normativas.
10 - Unidades Executoras
As diversas unidades
da estrutura organizacional (Secretarias Municipais - servidores) sujeitas às
rotinas de trabalho e aos procedimentos de controle estabelecidos nas
instruções normativas.
11 - Controle Interno
O plano de
organização e todos os métodos e medidas adotados para salvaguardar ativos,
verificar a exatidão e fidelidade dos dados contábeis, identificar deficiências
nas operações e estimular o seguimento das políticas executivas prescritas.
12 - Auditoria Interna
A verificação da
qualidade do Sistema de Controle Interno, ou seja, a aferição, através de
revisão e avaliação regular e independente, de como funcionam os procedimentos
de controle existentes nas atividades contábeis, financeiras, administrativas,
operacionais e técnicas de todas as Unidades da Prefeitura Municipal de
Cachoeiro de Itapemirim/ES.
IV - BASE LEGAL
A presente Instrução
Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Prefeito
Municipal, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno da
Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, sobre o qual dispõem os
artigos:
31 e 74 da
Constituição Federal/1988;
29, 70, 76 e 77 da
Constituição Estadual;
59 da Lei
Complementar nº 101/2000;
42 e 43 da Lei
Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (Lei Complementar nº
621, de 08/03/2012);
54 da Lei Orgânica do Município de
Cachoeiro de Itapemirim;
Lei Municipal n° 6.450, de 28/12/2010 (Reforma
Administrativa do Município); e
Lei Municipal nº 6.775, de 22/08/2013 (Dispõe sobre a
Implantação do Sistema de Controle Interno do Município de Cachoeiro de
Itapemirim).
V - ORIGEM DAS
INSTRUÇÕES NORMATIVAS
As Instruções
Normativas fundamentam-se na necessidade de estabelecimento e padronização dos
procedimentos de controle, tendo em vista as exigências legais ou
regulamentares, as orientações da administração e as constatações da Unidade
Central de Controle Interno - Controladoria Interna de Governo - decorrentes de
suas atividades de auditoria interna.
Cabe à Unidade
Central de Controle Interno - Controladoria Interna de Governo (UCCI) a
definição e formatação das Instruções Normativas inerentes a todos os sistemas
administrativos, no âmbito da Administração Municipal, em cooperação com as
Unidades Responsáveis e Executoras.
As diversas unidades
da estrutura organizacional que se sujeitam à observância das rotinas de
trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos na Instrução Normativa
passam a ser denominadas “Unidades Executoras”.
VI -
RESPONSABILIDADES
1 - Do Órgão Central de cada Sistema Administrativo (Secretário
Municipal):
·
Promover discussões
técnicas com as unidades executoras e com a UCCI, para definir as rotinas de
trabalho e identificar os pontos e respectivos procedimentos de controle, com
objetivo de elaboração das Instruções Normativas;
·
Promover a
divulgação, implementação e execução das Instruções Normativas;
·
Manter atualizada,
orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação da Instrução
Normativa;
·
Manter a Instrução
Normativa à disposição de todos os servidores da unidade, zelando pelo seu fiel
cumprimento.
2 - Das Unidades Executoras:
·
Atender às
solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa, na fase de sua
formatação, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo
de elaboração;
·
Alertar a unidade
responsável pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem
necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em
vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o
aumento da eficiência operacional;
·
Cumprir fielmente as
determinações da Instrução Normativa, em especial, quanto aos procedimentos de
controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos,
dados e informações.
3 - Da Unidade Central do Controle Interno:
·
Realizar a Redação
final para a aprovação da Instrução Normativa;
·
Prestar o apoio
técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações,
em especial, no que tange à identificação e avaliação dos pontos e respectivos
procedimentos de controle;
·
Avaliar, através da
atividade de auditoria interna, a eficácia dos procedimentos de controle
inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções
Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas
Instruções Normativas;
·
Organizar e manter
atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados,
de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.
VII - FORMATO E
CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
O formato do
presente documento serve como modelo-padrão para as Instruções Normativas, que
deverão conter os seguintes campos obrigatórios:
1- Na Identificação:
a) Número da Instrução Normativa
A numeração deverá
ser única e sequencial para cada sistema administrativo, com a identificação da
sigla do Sistema antes do número e aposição do ano de sua expedição.
Formato: INSTRUÇÃO
NORMATIVA S... Nº .../20XX.
b) Indicação da versão
Indica o número da
versão do documento, atualizado após alterações. Considera-se nova versão
somente o documento pronto, ou seja, aquele que tenha passado por apreciação e
discussão pela UCCI.
c) Aprovação
A aprovação de cada
Instrução Normativa ou suas alterações caberá será sempre ao Prefeito Municipal
de Cachoeiro de Itapemirim e ao Controlador Interno de Governo.
Formato da data: …./...../20XX.
d) Ato de Aprovação
Indica o tipo e
número do ato que aprovou o documento original ou suas alterações.
O Ato de Aprovação
será sempre o DECRETO EXECUTIVO, de autoria do Prefeito Municipal, após
certificação do responsável pela UCCI.
e) Unidade Responsável
Informa o nome da
unidade responsável pela Instrução Normativa (Secretaria Municipal), que atua
como órgão central do Sistema Administrativo a que se referem as rotinas de
trabalho objeto do documento.
2- No Conteúdo:
a) Finalidade
Especificar de forma
sucinta a finalidade da Instrução Normativa, que pode ser identificada mediante
uma avaliação sobre quais motivos levaram a conclusão da necessidade de sua elaboração.
Dentro do possível, indicar onde inicia e onde termina a rotina de trabalho a
ser normatizada.
Exemplo: estabelecer procedimentos para aditamento (valor e prazo) de
contratos de aquisição de materiais e contratações de serviços, desde o pedido até
a publicação do extrato do contrato.
b) Abrangência
Identificar o nome
das unidades executoras. Quando os procedimentos estabelecidos na Instrução
Normativa devem ser observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades
da estrutura organizacional, esta condição deve ser explicitada.
c) Conceitos
Tem por objetivo
uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao
assunto objeto da normatização. Especial atenção deverá ser dedicada a esta
seção nos casos da Instrução Normativa abranger a
todas as unidades da estrutura organizacional.
d) Base legal e regulamentar
Indicar os
principais instrumentos legais e regulamentares que interferem ou orientam as
rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina a Instrução
Normativa.
e) Responsabilidades
Esta seção
destina-se à especificação das responsabilidades da UCCI, bem como das Unidades
Responsáveis e Executoras, inerentes à matéria objeto da normatização.
f) Procedimentos
Tratam da descrição
das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle.
g) Considerações finais
Esta seção é
dedicada à inclusão de orientações ou esclarecimentos adicionais, não
especificadas anteriormente, tais como:
·
Medidas que poderão
ser adotadas e/ou consequências para os casos de inobservância ao que está
estabelecido na Instrução Normativa;
·
Situações ou
operações que estão dispensadas da observância total ou parcial ao que está
estabelecido;
·
Unidade ou pessoas
autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da aplicação da Instrução
Normativa.
VIII - PROCEDIMENTOS
PARA ELABORAÇÃO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
Com base na análise
preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotados em relação ao
assunto a ser normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas
unidades da estrutura organizacional que possuem alguma participação no
processo e, para cada uma, quais as atividades desenvolvidas, para fins da
elaboração do fluxograma.
Também devem ser
identificados e analisados os formulários utilizados para o registro das
operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas
computadorizados (aplicativos).
A demonstração
gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos
documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima
para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras
geralmente adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros
detalhes, as seguintes ocorrências:
·
Início do processo,
sendo que em um mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início,
dependendo do tipo de operação;
·
Emissão de
documentos;
·
Ponto de decisão;
·
Junção de
documentos;
·
Ação executada
(análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa, registro,
etc.). Além das atividades normais inerentes ao processo, devem ser indicados
os procedimentos de controle aplicáveis.
As diversas unidades
envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação
de colunas e a identificação de cada unidade ao topo. No caso de um segmento
das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas as unidades da
estrutura organizacional, a identificação pode ser genérica, como por exemplo:
“área requisitante”.
Se uma única folha
não comportar a apresentação de todo o processo, serão abertas tantas quantas
necessárias, devidamente numeradas, sendo que, neste caso, devem ser utilizados
conectores, também numerados, para que possa ser possível a identificação da continuidade
do fluxograma na folha subsequente, e vice-versa. Procedimento idêntico deverá
ser adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas
específicas em folhas auxiliares.
O fluxograma, uma
vez consolidado e testado, orientará a descrição das rotinas de trabalho e dos
procedimentos de controle na Instrução Normativa e dela fará parte integrante
como anexo.
As rotinas de
trabalho e os procedimentos de controle na Instrução Normativa deverão ser
descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e
claras, de forma a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma
linguagem essencialmente didática e destituída de termos ou expressões
técnicas, especificando o como fazer para a operacionalização das atividades,
identificando os respectivos responsáveis e prazos.
Deverá conter,
porém, os detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que será
observado no dia a dia, em especial quanto aos procedimentos de controle cuja
especificação não consta do fluxograma. Incluem-se neste caso, por exemplo:
·
Especificação dos
elementos obrigatórios em cada documento;
·
Destinação das vias
dos documentos;
·
Detalhamento das
análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados
em cada etapa do processo;
·
Relação de
documentos obrigatórios para a validação da operação;
·
Aspectos legais ou
regulamentares a serem observados;
·
Os procedimentos de
segurança em tecnologia da informação aplicáveis ao processo (
controle de acesso lógico as rotinas e bases de dados dos sistemas
aplicativos, crítica nos dados de entrada, geração de cópias back-up, etc).
Quando aplicáveis,
os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de check- list, que
passarão a ser parte integrante da Instrução Normativa como anexo. Neste caso,
a norma deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em
que fase do processo deverá ser adotado.
No emprego de
abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na
primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser
utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Controladoria
Interna de Governo - CIG ou Tribunal de Contas do Estado- TCE.
Uma vez concluída a
versão final da Instrução Normativa ou de sua atualização, pela UCCI, em
cooperação com a Unidade Responsável, esta deverá ser encaminhada ao Prefeito
Municipal para aprovação e publicação.
Após aprovação e
publicação da Instrução Normativa, a UCCI informará e encaminhará a Unidade
Responsável para que providencie a divulgação e a execução pela Unidades
Executoras.
IX - CONSIDERAÇÕES
FINAIS
Os esclarecimentos
adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à UCCI, por seu
responsável, o Controlador Interno de Governo que, por sua vez, através de
procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus
dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.
Esta normatização
será encaminhada a todas as unidades da estrutura organizacional da Prefeitura
Municipal para ciência e cumprimentos dos ordenamentos.
Esta Instrução
Normativa entra em vigor a partir de sua publicação.
Cachoeiro de
Itapemirim, 30 de agosto de 2013.