REVOGADO PELO DECRETO Nº 27326/2017

DECRETO Nº 27.268

APROVA A INSTRUÇÃO NORMATIVA N°. 01/2017 DE PAGAMENTO DE DESPESAS EM GERAL DA ADMINISTRAÇÃO MUNICIPAL DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM.

O PREFEITO MUNICIPAL DE CACHOEIRO DE ITAPEMIRIM, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso VI do art. 69 da Lei Orgânica do Município,

CONSIDERANDO a política municipal de estabelecer procedimentos aos serviços públicos como forma de tornar a máquina administrativa mais eficiente;

CONSIDERANDO que os processos e procedimentos administrativos quando tem seus fluxos direcionados por Normas de Procedimentos orienta e instrui a atuação do servidor, contribuindo para a eficácia da administração,

DECRETA:

Art. 1° Fica aprovada a Instrução Normativa SFI nº 02/2017 – Processo de Pagamento de Despesa em Geral, de responsabilidade da Secretaria Municipal de Fazenda, que dispõe sobre os procedimentos a serem observados no âmbito da Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim, que faz parte integrante deste Decreto.

Art. 2º O processo de pagamento e liquidação da Secretaria Municipal de Saúde e Educação terão o prazo, improrrogável, até dia 31/12/2017 para transição e unificação contábil na Secretaria Municipal de Fazenda.

Art. 3º Somente a parte operacional relacionada aos pagamentos que são executados através do Fundo Municipal de Saúde serão transferidos fisicamente, não afetando em hipótese nenhuma o gerenciamento do fundo.

Art. 4° Excetuam apenas, do prazo de 10 dias úteis, estipulado no item 8, sub item 8.2 na presente norma, referente aos pagamentos como FUNEPJ, faturas, aluguéis, diárias, suprimento de fundos, dívida pública, folha de pagamento, consignações, vale transporte, tarifas bancárias, requisição de pequeno valor, convênios com entidades sem fins lucrativos, devendo constar no campo de despacho o motivo de não aplicação do prazo, até que se crie um procedimento específico.

Art. 5º Caberá à unidade responsável a divulgação da Instrução Normativa ora aprovada.

Art. 6° Para efeitos da presente norma, ficam resguardados os incisos VII do Art. 3°; inciso IX do Art. 6°, da Lei n° 6.390/2010, assim como o inciso VII do Art. 3°, da Lei n° 6.128/2008.

Art. 7º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial os incisos I, II e IV do Art. 7° e inciso III do Art. 8°, do Decreto Municipal n° 24.413/2014; o caput do Art. 8° e os seguintes incisos: IV, V e VII do § 3°, os incisos I e II do § 5°, os incisos I, II e IV do § 7°, os incisos VII e VIII do Art. 13, os incisos II, III e suas alinhas, do Art. 14, do Decreto Municipal n° 24.258/2013.

Cachoeiro de Itapemirim, 03 de outubro de 2017.

VICTOR DA SILVA COELHO

Prefeito Municipal

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim.

	INSTRUÇÃO NORMATIVA		Número: SFI - 01
Ponto de Controle: Procedimento de Pagamento de Despesas
Versão: 01	Data de Aprovação:	Ato de Aprovação:	Unidade Responsável: Secretaria Municipal de Fazenda
Anexos: I - Formulário de Conferência de Requisitos - Setor de Protocolo / Secretaria Requisitante II - Formulário de Conferência de Requisitos - Fiscal do Contrato III - Formulário de Conferência de Requisitos - Gerência Administrativa IV - Formulário de Conferência de Requisitos - Subsecretaria Contábil V - Formulário de Conferência de Requisitos - Subsecretaria Financeira VI - Solicitação de Pagamento de Despesa em Geral VII - Termo de Liquidação
Aprovação: ___________________________________ __________________________________ Assinatura e carimbo do Prefeito Municipal Assinatura e carimbo do Controlador Interno do Governo _______________________________ ____________________________ Assinatura e carimbo do Secretário de Assinatura e carimbo do Secretário Gestão Estratégica de Fazenda

1 Finalidade

Estabelecer critérios e procedimentos relacionados ao controle financeiro e pagamento de despesas pela Fazenda Pública Municipal.

2 Abrangência

Abrange todas as unidades da estrutura organizacional da Administração Municipal de Cachoeiro de Itapemirim.

3 Base Legal e Regulamentar

As orientações e normas contidas nesta Instrução Normativa obedecem os seguintes dispositivos estabelecidos nas legislações e normas de controle:

I - Constituição Federal 1988;

II - Lei Federal 4.320/1964;

III - Lei Federal 8.666/1993;

IV - Lei Complementar 101/2000;

V - Lei Municipal 6.450/2010;

VI - Decreto Municipal 21.541/2011;

VII - Resolução TC 227 / 2011 e alterações;

4 Abreviaturas

SEMFA - Secretaria Municipal de Fazenda
CIG - Controladoria Interna de Governo
PGM - Procuradoria Geral do Município

COPAD - Comissão de Processo Administrativo Disciplinar SC - Subsecretaria Contábil

SF - Subsecretaria Financeira

DFO - Documento Fiscal Original

FCR - Formulário de Conferência de Requisitos

5 Conceitos

- Programação Financeira: atividade relativa ao orçamento de caixa, compreendendo a previsão do
comportamento da receita, a consolidação dos cronogramas de desembolso e o estabelecimento do fluxo
de caixa;

- Fonte de Recurso: constitui-se de determinado agrupamento de natureza de receita, atendendo a uma
determinada regra de destinação legal, e serve para indicar como são financiadas as despesas
orçamentárias;

- Ordem Bancária: documento destinado ao pagamento de compromissos, bem como a liberação de recursos para fins de adiantamento;

- Empenho: ato emanado de autoridade competente, que cria para o município a obrigação de pagamento pendente ou não implemento de condição; a garantia de que existe o crédito necessário para a liquidação de um compromisso assumido. É o primeiro estágio da despesa pública;

- Liquidação: consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. É o segundo estágio da despesa pública;

- Pagamento: entrega de numerário ao credor da administração pública, extinguindo o débito ou obrigação. É o terceiro estágio da despesa pública;

- Pagamento por Indenização: é a forma utilizada pela administração pública para a realização de
pagamento de despesas que aconteceram sem a devida cobertura contratual que pode ser tanto para os
contratos vencidos, nulos ou ainda as despesas realizadas sem a formalização dos procedimentos
administrativos legais;

6 Responsabilidades

Secretaria Municipal de Fazenda:

- Promover a divulgação e implementação desta Instrução Normativa, mantendo-a atualizada, orientando as unidades executoras e supervisionando sua aplicação;

- Promover discussões técnicas com as unidades executoras, com a Secretaria Municipal de Gestão Estratégica e com a Controladoria Interna de Governo para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devam ser objeto de alteração ou atualização;

Controladoria Interna de Governo:

- Avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo
alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novos
normativos;

Secretaria Municipal de Gestão Estratégica

- Elaborar as normas de procedimentos e prestar apoio técnico quando da necessidade de atualização dos procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa;

7 Procedimentos

7.1 Secretaria Requisitante

7.1.1 Solicita abertura do processo de pagamento, adotando as seguintes providências:

7.1.1.1 Anexa os documentos necessários para abertura do processo de pagamento, conforme FCR
(Anexo I);

7.1.1.2 Preenche e assina o FCR (Anexo I);

7.1.1.3 Carimba, enumera, e rubrica as páginas;

7.1.1.4 Encaminha ao Setor de Protocolo para abertura do processo de pagamento;

7.2 Setor de Protocolo (01 dia útil)

7.2.1 Recebe documentação necessária para abertura do processo de pagamento e FCR (Anexo I) devidamente preenchido e assinado;

7.2.2 Verifica se todas as páginas estão carimbadas, enumeradas e rubricadas;

7.2.3 Confere se todos os documentos necessários para abertura do processo estão presentes;

7.2.4 Faltando documento exigido para abertura do processo de pagamento, destaca item irregular no FCR (Anexo I), assina o formulário de conferência e devolve à Secretaria Requisitante junto aos documentos que serão recusados;

7.2.5 Não havendo irregularidade na conferência da documentação, gera protocolo e imprime 01 (uma) via anexando na capa do processo;

7.2.6 Verifica se a contratada possui registro no cadastro único e no cadastro de protocolo no sistema informatizado;

7.2.7 Não havendo registro no cadastro único e/ou no cadastro de protocolo, realiza cadastramento da contratada no sistema informatizado;

7.2.8 Havendo cadastro, verifica se há processo de pagamento aberto para a contratada no exercício
financeiro;

7.2.8.1 Existindo processo de pagamento aberto para a contratada no exercício financeiro, devolve documentação à Secretaria Requisitante, informando no espaço destinado ao despacho no FCR (Anexo I) o número do processo existente;

7.2.9 Não havendo processo de pagamento para a contratada no exercício financeiro, efetiva abertura no sistema informatizado;

7.2.10 Verifica se a Secretaria Requisitante indicou encaminhamento do processo de pagamento no espaço

do FCR (Anexo I) destinado a despachos. Não havendo encaminhamento, devolve processo para Secretaria Requisitante;

7.2.11 Nos casos de pagamento por indenização, o processo deverá ser encaminhado para a PGM para
análise.

7.3 Secretaria Requisitante (01 dia útil)

7.3.1 Responsável pelo processo de pagamento recebe documentação recusada, no caso de falta de documento identificada pelo setor de protocolo;

7.3.1.1 Providencia documentação faltante e reencaminha ao Setor de protocolo para abertura do processo de pagamento (7.2.4);

7.3.2 Não havendo divergência de documentação na solicitação de abertura, recebe processo de pagamento autuado;

7.3.3 Recebe D.F.O da contratada. O D.F.O deverá ser entregue na Gerência Administrativa da Secretaria Requisitante;

7.3.4 Encaminha ao Fiscal do Contrato;

7.4 Fiscal do Contrato (no máximo 02 dias úteis)

7.4.1 Recebe processo de pagamento;

7.4.2 Analisa a efetiva realização do serviço contratado ou entrega dos materiais adquiridos, conforme FCR
(Anexo II);

7.4.2.1 Sendo identificada irregularidade nas verificações da realização do serviço contratado ou na entrega dos materiais adquiridos, destaca item irregular no FCR (Anexo II), assina formulário de conferência e detalha no espaço destinado a despacho os motivos da inconformidade identificada;

7.4.2.2 Não sendo evidenciada irregularidade nas verificações dos requisitos, assina formulário de conferência e anexa ao processo com as devidas evidências coletadas;

7.4.3 Encaminha processo de pagamento à Gerência Administrativa;

7.5 Gerência Administrativa (no máximo 02 dias úteis)

7.5.1 Recebe processo de pagamento;

7.5.2 Analisa FCR do Fiscal do Contrato (Anexo II);

7.5.3 Realiza análise formal da documentação entregue pela contratada e verifica autenticidade e
atualidade das certidões, conferindo se as informações estão em conformidade com requisitos do FCR
(Anexo III);

7.5.4 Não havendo irregularidade na análise dos requisitos, acolhe documentação, assina formulário de conferência e anexa ambos ao processo de pagamento;

7.5.5 Sendo a documentação entregue pela contratada reprovada no processo de análise dos requisitos, destaca item irregular, assina formulário de conferência e entrega uma via à contratada juntamente ao documento que deverá ser recusado;

7.5.6 Informa à contratada que se a mesma deu causa à reprovação da documentação, processo de
pagamento ficará sobrestado até regularização da pendência identificada na análise dos requisitos (Anexo
III);

7.5.7 Encaminha processo à CIG se:

7.5.7.1 O valor da despesa for igual ou superior à R$ 80.000,00 (oitenta mil reais) mensais;

7.5.7.2 Houver necessidade de esclarecimentos em processos com valor inferior à R$ 80.000,00 (oitenta mil reais) mensais, detalhando dúvida de forma específica com questionamentos objetivos. No caso de indenização, o envio é obrigatório;

OBS.: A obrigatoriedade do envio de processo de pagamento à CIG no valor citado, tem vigência de 90
(noventa) dias a partir da data da publicação deste instrumento normativo. Após este prazo, o valor mensal
de processo de pagamento à ser encaminhado à CIG deverá ser igual ou superior à R$ 100.000,00 (cem
mil reais);

7.5.8 Não havendo necessidade de avaliação da CIG, encaminha processo ao Ordenador de Despesa para autorizar pagamento (7.8.1);

7.6 Controladoria Interna do Governo (03 dias úteis)

7.6.1 Recebe processo de pagamento;

7.6.2 Realiza análise técnica, que será pautada à conformidade da instrução processual no que se refere ao atendimento dos requisitos estabelecidos neste normativo;

7.6.3 Não estando presentes os requisitos estabelecidos neste normativo, encaminha processo à Gerência Administrativa para que realize adequações detalhadas em despacho (7.5.7);

7.6.4 Estando presentes os requisitos estabelecidos neste normativo e/ou dúvida sanada, encaminha processo ao Ordenador de Despesa para autorizar o pagamento (7.8.1);

7.7 Gerência Administrativa (havendo recomendações da CIG, 01 dia útil)

7.7.1 Recebe processo de pagamento;

7.7.2 Providencia o atendimento das recomendações da CIG (7.6.3);

7.7.3 Encaminha processo ao Ordenador de Despesa para autorizar pagamento;

7.8 Ordenador de Despesa (01 dia útil)

7.8.1 Recebe processo de pagamento;

7.8.2 Analisa FCR da Gerência Administrativa (Anexo III);

7.8.3 Toma ciência das recomendações da CIG, se houver (7.6.3);

7.8.4 Encaminha processo à Subsecretaria Contábil para adoção dos procedimentos de liquidação, pagamento e demais procedimentos contábeis;

7.9 SEMFA / SC (05 dias úteis)

7.9.1 Recebe processo de pagamento;

7.9.2 Procede à triagem, priorizando e respeitando ordem cronológica de vencimento;

7.9.3 Analisa FCR da Gerência Administrativa (Anexo III);

7.9.4 Realiza as conferências necessárias para o processamento das despesas, conforme FCR (Anexo IV);

7.9.4.1 Sendo identificadas inconformidades no processo de verificação, assina o formulário de conferência destacando item responsável pela reprovação, e encaminha à Gerência Administrativa (7.5.1);

7.9.5 Verifica se há determinação de bloqueio e/ou pagamento judicial e cumpre ordem;

7.9.5.1 Se a determinação de bloqueio e/ou pagamento judicial foi recebida diretamente da justiça, cumpre

a ordem e despacha à PGM informando o recebimento e cumprimento da determinação;

7.9.6 Processa despesa no sistema informatizado;

7.9.6.1 Gera nota de liquidação, imprime e anexa ao processo de pagamento;

7.9.7 Encaminha à Subsecretaria Financeira para adoção dos procedimentos de pagamento;

7.10 SEMFA / SF (05 dias úteis)

7.10.1 Recebe processo de pagamento;

7.10.2 Analisa FCR da SEMFA / SC (Anexo IV);

7.10.3 Realiza as conferências necessárias para procedimento de pagamento, conforme FCR (Anexo V);

7.10.4 Insere o pagamento na programação financeira;

7.10.5 Efetua pagamento do processo através de Ordem Bancária Municipal, encaminhando à instituição financeira equivalente;

7.10.5.1 Excepcionalmente, os pagamentos poderão ser efetuados por meio de cheque ou gerenciador financeiro, em situações de indisponibilidade de acesso ao sistema informatizado;

7.10.6 O registro do pagamento deve ser realizado no sistema informatizado, através do lançamento de baixa da nota de liquidação, processo que gera a nota de pagamento;

7.10.7 Após efetivação do pagamento, os comprovantes devidamente autenticados e a nota de pagamento deverão ser anexados ao processo de pagamento;

7.10.8 Informa no processo a data do pagamento;

7.10.9 Encaminha o processo de pagamento à secretaria requisitante;

7.10.9.1 Excepcionalmente, quando processo se referir a pagamento por indenização, após a efetivação do pagamento, o mesmo deverá ser encaminhado à COPAD, para apuração de responsabilidades;

7.11 Secretaria Requisitante

7.11.1 Recebe processo de pagamento;

7.11.2 Aguarda novo DFO;

7.11.2.1 Ao receber novo DFO, o responsável pelo processo de pagamento encaminha ao Fiscal do
Contrato para adoção da sequência de procedimentos constantes neste normativo, a partir do item 7.4.1;

7.11.3 O processo de pagamento tornando-se volumoso durante o andamento do exercício financeiro, realiza o apensamento do mesmo ao processo principal, e abertura de novo processo visando a continuidade do pagamento;

7.11.4 Findo exercício financeiro, mas havendo continuidade do contrato no exercício financeiro seguinte, deverá ser aberto novo processo de pagamento, obedecendo o fluxo processual estabelecido neste normativo de controle, independente do volume;

7.11.5 Encerrando o contrato e havendo quitação total do seu valor, efetua o arquivamento e guarda do processo de pagamento;

8 Disposições Finais

8.1 Os casos omissos e a fiscalização desta Instrução Normativa serão tratados entre a Secretaria
Municipal de Gestão Estratégica, Secretaria Municipal da Fazenda e Controladoria Interna de Governo;

8.2 Os processos de pagamento deverão ser entregues à Subsecretaria Contábil no mínimo com 10 (dez)

dias úteis de antecedência à data de vencimento, permitindo um controle eficiente sobre o fluxo e programação de pagamentos;

8.3 Todos os Formulários de Conferência de Requisitos utilizados nas diversas etapas do processo de pagamento, deverão ser anexados ao processo devidamente assinados, especificando o resultado de cada análise realizada;

8.4 Visando celeridade, caso todas as etapas de verificação necessárias para execução de pagamento
(Anexo II e III), poderá ser solicitado ao Setor de Protocolo, que o processo seja encaminhamento
diretamente à SEMFA / SC. Para tanto, o encaminhamento deverá constar no despacho do Anexo I;

8.4.1 Se a administração pública deu causa a pagamento por indenização, poderá a mesma providenciar a abertura do processo de pagamento indenizatório por iniciativa própria;

8.4.2 Se a contratada deu causa a pagamento por indenização, a mesma deverá requerer junto a secretaria de origem abertura de processo de pagamento por indenização, apresentando os documentos comprobatórios da solução da pendência anteriormente identificada;

8.5 Todo encaminhamento dado ao processo de pagamento deverá ser informado em local específico para
este fim no sistema informatizado. Objetiva-se com esta medida permitir o acompanhamento e localização
do processo de pagamento em qualquer estágio em que o mesmo se encontre, através de visualização
sistêmica;

8.6 Os documentos deverão ser anexados ao processo de pagamento conforme sequência abaixo:

8.6.1 Abertura do Processo de Pagamento:

• Formulário de requisitos de abertura de processo de pagamento (Anexo I);

• Documentos exigidos para abertura do processo (na ordem do FCR - Anexo I);

8.6.2 Demais documentos (faturas mensais)

• FCR do Fiscal do Contrato (Anexo II);

• Elementos comprobatórios da checagem do Fiscal do Contrato (na ordem do FCR - Anexo II);

• FCR da Gerência Administrativa (Anexo III);

• Documentação verificada pelo gestor do processo de pagamento (na ordem do FCR - Anexo III);

• Termo de Solicitação de Pagamento de despesa em geral (Anexo VI);

• Termo de Liquidação padronizado (Anexo VII);

• FCR da SEMFA / SC (Anexo IV);

• Documentação comprobatória do processamento da despesa (na ordem do FCR - Anexo IV);

• FCR da SEMFA / SF (Anexo V);

• Documentação comprobatória da efetivação do pagamento (na ordem do FCR - Anexo V);

8.7 Em situações de fornecimento imediato, em que não existe a figura do contrato e consequentemente
um fiscal nomeado, o preenchimento do checklist denominado Formulário de Conferência de Requisitos -
Fiscal do Contrato (Anexo II) deverá ser realizado pelo servidor que acompanhou a realização ou execução
do mesmo.

8.8 Os pagamentos acontecerão às terças e quintas-feiras, conforme programação financeira e respeitando a ordem cronológica de vencimento. Em caso de feriado e/ou ponto facultativo os pagamentos serão antecipados para o primeiro dia útil imediatamente anterior à data de vencimento;

8.9 Os processos de pagamento deverão ficar arquivados nas Secretarias Requisitantes pelo período de 05 (cinco) anos. Após esse prazo, processos deverão ser encaminhados para o arquivo geral;